så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

bland de olika SharePoint on-premise till SharePoint Online migreringsaktiviteter som jag gör i min organisation för olika kundprojekt kom jag sent över migrering av e-postaktiverade listor. Medan vi många gånger upptäcker att sådana migreringar bara är för data eftersom slutanvändarna slutade använda den här funktionen, var migreringen i detta fall inte bara data utan snarare replikerade hela funktionaliteten för en ganska aktiv lista.

för dem som inte har använt den här typen av lista hittills, nedan är en skärmdump av inställningarna för en sådan lista på SharePoint on-premise.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e – postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

för att sammanfatta-det finns en e-postadress som anges för varje lista av den här typen, och baserat på inställningarna för hur själva e-postmeddelandet och bilagorna I e-postmeddelanden som tas emot på e-post-ID måste sparas, kommer varje lista att ha en annan inställning.

Obs: här kan e-postaktiverad lista vara en vilseledande term, eftersom det också implicit kan innebära diskussionslistor och dokumentbibliotek.

vad var utmaningen?

jag vet att denna funktion inte bör höja ögonbrynen indikerar förvåning, men till skillnad från de flesta fall där vi främjar kunder/slutanvändare att anta nya funktioner i SharePoint Online, i detta specifika projekt, det var lite svårt att byta användare att anta en ny funktionalitet helt och hållet. Med det sagt menar jag att kundmiljön inte var inställd för Yammer, av olika andra skäl var vi tvungna att använda classic Team Site och inte O365-grupper (även så sent som i mitten av 2019) och några fler att lägga till de elände som inkluderade att vi inte heller ville tillhandahålla någon annan lösning som skulle separera resten av det migrerade webbplatsinnehållet på en plats och ge en isolerad lösning för det här fallet.

när jag började på min resa för att se upp för något ur lådan som kan vara att andra användare har hävdat att de har använt eller har granskats över internet som en bra lösning, var jag ganska säker på att hitta en, men besviken i slutet, ingenting passar mitt syfte.

för att uttrycka det korrekt finns det faktiskt flöden som extraherar e – postbilagor (vilket är ganska En Out of the Box-åtgärd) och sparar dem som ett dokumentbiblioteksobjekt, men vad gör du i fall där e-postmeddelanden inte har bilagor-säkert, eftersom den grundläggande existensen av ett dokumentbibliotek är en konkret fil.

en annan komplexitet var redan från början, Microsoft Flow kategoriserar e-post med och utan bilagor separat. Följande skärmdump är en tydlig representation av indikationen på behovet av att besluta om ytterligare åtgärder baserat på närvaro av bilagor och tillgängliga Flödesåtgärder.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

Vad är den specifika fallstudien?

för att utforma min lösning visste jag att jag var tvungen att hålla användarupplevelsen på den nya SharePoint Online-miljön nära vad slutanvändarna är vana att se nu.

för att gräva vidare i hur data lagras i det här fallet observerade jag att e-postmeddelanden grupperades i mappar med avsändarnamn (och e-post) som i skärmdumpen nedan.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

vid inspektion av innehållet i varje mapp var det klart för mig att eftersom inställningarna för detta bibliotek indikerade, förutom e-postmeddelandet, lagrades bilagor också som ett enskilt dokumentbiblioteksobjekt.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e – postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

det fanns dock ingen skillnad baserat på e-postmeddelanden med eller utan bilagor-alla e-postmeddelanden har fortfarande sparats som dokumentbiblioteksobjekt.

hur arkitekt denna lösning?

innan du implementerar lösningen är det absolut nödvändigt att först visualisera hur utmatningen skulle se ut. Det kan finnas tekniska utmaningar senare, som inte kan förbises, men det är viktigt att ha en vision om slutresultatet.

i den befintliga lokala implementeringen observerade jag ett problem med hur data lagrades i e-Postaktiverade listor. Om du besöker skärmdumpen med innehåll i mappen kommer du att märka att det var ganska obekvämt att relatera bilagor till källan (eller ursprungliga e-postmeddelanden). När jag återskapar en lösning på SharePoint Online kan jag försöka komma runt den för att hålla e-post och bilagor anslutna.

när jag kom tillbaka till det aktuella scenariot med Microsoft Flow insåg jag att om mina e-postmeddelanden inte hade bilagor kunde jag inte använda ett dokumentbibliotek i den enklaste lösningsmetoden.

för mig, med hjälp av en out of the Box SharePoint – lista verkade vara en bra start, för en huvudorsak-trots att en textinmatning för varje rad, varje listobjekt var kapabel nog att innehålla bilagor.

ett annat logiskt steg som jag tog var att inte bli avskräckt av separat hantering av e-postmeddelanden med eller utan bilagor, snarare hantera dem separat i olika flöden. Detta betyder dock inte att jag har olika destinationer – avsikten är att hålla samma destination SharePoint Online-lista, men har två flöden för att tolka olika (med och utan bilaga) typer av e-postmeddelanden.

Hur skapar man lösningen?

mina lösningar visas främst som skärmdumpar av mitt flöde med förklaringar isär efter behov.

jag börjar med det första flödet för att hantera e-postmeddelanden utan bilagor. Inkorgen i den första fältmappen pekar på inkorgen för det e-postkonto som kör flödet. Detta kan också peka på vilken mapp som helst i inkorgen, men jag pekar direkt på Inkorgen, eftersom jag antar att det här e-postkontot endast är avsett för hantering av e-postmeddelanden för den associerade aktiverade listan.

 så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

när jag fortsatte vidare för att få egenskaper för det här e-postmeddelandet till seed in som min destinationslista, upptäcker jag att från ovanstående när en ny e-post anländer, kunde jag extrahera följande data till seed i min lista för att hjälpa mig att skapa liststrukturen:

  • till
  • CC
  • från (avsändare)
  • ämne
  • e-Postkropp
  • mottagen tid

intressant kom jag över ett scenario där mottagarna till och CC kan innehålla e-postadresser som distribution medan from (avsändare) anses inifrån organisationen Sharepoint användare eller grupp som kan mappa som en enda organisatorisk SharePoint person eller grupp-ID, det var klokare att använda enkla enda rad textfält i stället för person eller grupp fält för till eller CC.

ämnet är bättre som en enda textrad och e-Postkropp som flera textrader. Mottaget datum förblir som ett datum-och tidsfält.

Därför kunde jag skapa min destinationslista för att innehålla e-postinställningar som den som visas i följande bild.

Liststruktur

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

välj Nästa steg för att vara dataoperationer (komponera) för att extrahera till-och CC-data.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

i det steg som jag har bytt namn till CC-mottagare pekas ingångarna på CC från dynamiskt innehåll.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

på samma sätt skapar du en annan åtgärd för fältet till och byter namn på steget till till mottagare.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

för det här flödet är det sista steget att fylla i data för varje listobjekt för varje mottaget e-postmeddelande.

använd steget skapa objekt och peka först på listan för att visa alla objektfält att fylla i.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e – postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

värdena för till och CC för att fylla i listobjektet tas från utdata från det dynamiska innehållet för de tidigare skapade stegen-till mottagare och CC-mottagare.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

i slutet ser mitt första flöde inte mer komplicerat ut än det som visas nedan.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

eftersom jag i början av lösningen nämnde att jag behövde dela upp min lösning i två flöden för att hantera e-post med och utan bilagor separat, nedan är hur jag ändrar en kopia av mitt första flöde för att skapa det andra flödet.

till att börja med, i motsats till mitt första flöde, börjar den första åtgärden i den här bara när e-postmeddelanden innehåller bilagor.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

resten av mitt andra flöde förblir detsamma som mitt första flöde. Den enda skillnaden är att efter steget skapa objekt utökar jag detta flöde för att lägga till bilaga till det skapade listobjektet.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

när jag börjar bygga den här åtgärden kan du se att jag kan peka på listobjektets ID som jag skapade för mitt grundläggande flöde.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

till det här listobjektet kan jag lägga till bifogade detaljer som anges i nedanstående skärmbild från när ett nytt e-postmeddelande anländer steg.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

när du fyller i detaljer för den här åtgärden kommer du att inse att flödet är intelligent nog för att inse att det kan finnas flera bilagor, varför åtgärden i sig omvandlas för att gälla för var och en för att utvärdera vid flera bilagor i e-postmeddelandet.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

för att sammanfatta ser de enda ändringarna i mitt andra flöde jämfört med det första ut som en i nedanstående skärmdump.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e – postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

jag behöver ingen ytterligare utlösare för något av mina flöden-båda spårar de e-postmeddelanden som tas emot i inkorgen.

när e-postmeddelanden anländer skapar båda mina flöden listobjekt som den i bilden nedan.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

vid inspektion av varje listobjekt ser jag att alla värden från min e-post (inklusive bilagor) blev väl befolkade i mitt listobjekt.

så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

det sista steget återstår att organisera e-postmeddelandena i listan så att de ser ordnade ut, och som jag lovade, nära den på källan. För att uppnå det arrangemang Jag önskar har jag redigerat standardvyn på listan för att gruppera objekt efter avsändare och ordning via e-Postdatum.

nedan är en vy av samma med en expanderad grupp.

 så här återskapar du SharePoint On-Premise e-postaktiverad lista i SharePoint Online med Microsoft Flow

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.