cum pentru a recrea SharePoint On-Premise email Enabled List în SharePoint Online cu Microsoft Flow

printre diverse SharePoint On-premise la SharePoint Online migrarea activități pe care le fac în organizația mea pentru diferite proiecte de client, off târziu am dat peste migrarea listelor e-mail enabled. În timp ce de multe ori descoperim că astfel de migrații sunt doar pentru date, deoarece utilizatorii finali au încetat să utilizeze această caracteristică, în acest caz, migrarea nu a fost doar date, ci mai degrabă replicarea întregii funcționalități pentru o listă destul de activă.

pentru cei care nu au folosit acest tip de listă până acum, mai jos este o captură de ecran a setărilor unei astfel de liste pe SharePoint on-premise.

cum se recreează lista activată de e-mail SharePoint On – Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

pentru a rezuma-există o adresă de e-mail specificată pentru fiecare listă de acest tip și, pe baza setărilor pentru modul în care trebuie salvate e-mailurile și atașamentele conținute în e-mailurile primite la ID-ul de e-mail, fiecare listă va avea o setare diferită.

notă: aici lista activată prin e-mail poate fi un termen înșelător, deoarece ar putea însemna implicit liste de discuții și biblioteci de documente.

care a fost provocarea?

știu că această funcționalitate nu ar trebui să ridice sprâncenele indicând uimirea, dar spre deosebire de majoritatea cazurilor în care promovăm clienții/utilizatorii finali să adopte noi caracteristici ale SharePoint Online, în acest proiect specific, a fost puțin dificil să comutați utilizatorii la adoptarea unei noi funcționalități cu totul. Acestea fiind spuse, vreau să spun, mediul de client nu a fost configurat pentru Yammer, din diverse alte motive a trebuit să folosim site-ul clasic de echipă și nu grupurile O365 (chiar până la jumătatea anului 2019) și încă câteva pentru a adăuga la problemele care includeau că, de asemenea, nu am vrut să oferim nicio altă soluție care să separe restul conținutului site-ului migrat într-o singură locație și să ofere o soluție izolată pentru acest caz.

când m-am angajat în călătoria mea să se uite pentru ceva din cutie, care ar putea fi alți utilizatori au pretins că au folosit, sau a fost revizuit pe internet ca o soluție bună, am fost destul de sigur de a găsi unul, cu toate acestea, dezamăgitor la sfârșitul anului, nimic nu se potrivesc scopului meu.

de fapt, pentru a spune corect, există fluxuri care extrag atașamente de e – mail (ceea ce este destul de o acțiune din cutie) și le salvează ca element de bibliotecă de documente, dar ce faceți în cazurile în care e-mailurile nu au atașamente-cu siguranță, deoarece existența de bază a unei biblioteci de documente este un fișier tangibil.

o altă complexitate a fost chiar de la început, Microsoft Flow clasifică e-mailurile cu și fără atașamente separat. Următoarea captură de ecran este o reprezentare clară a indicării necesității de a decide un curs suplimentar de acțiune bazat pe prezența atașamentelor și a acțiunilor de flux disponibile.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

care este studiul de caz specific?

pentru a concepe soluția mea, știam că trebuie să păstrez experiența utilizatorului în noul mediu SharePoint Online aproape de ceea ce utilizatorii finali sunt obișnuiți să vadă acum.

pentru a aprofunda modul în care sunt stocate datele în acest caz particular, am observat că e-mailurile au fost grupate în foldere cu numele expeditorului (și e-mail) ca în captura de ecran de mai jos.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

la inspectarea conținutului fiecărui folder, mi-a fost clar că, așa cum au indicat setările acestei biblioteci, în afară de e-mail, atașamentele au fost stocate și ca element individual al bibliotecii de documente.

cum să recreați Lista de e-mailuri activate SharePoint On – Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

cu toate acestea, nu a existat nicio distincție bazată pe e-mailuri cu sau fără atașamente-toate e-mailurile au fost salvate în continuare ca elemente de bibliotecă de documente.

cum să arhitect această soluție?

înainte de a implementa soluția, este imperativ să vizualizați mai întâi cum ar arăta ieșirea. Pot exista provocări tehnice mai târziu, care nu pot fi trecute cu vederea, dar este important să avem o viziune asupra rezultatelor finale.

în implementarea existentă la fața locului, am observat o problemă cu modul în care datele au fost stocate în listele activate prin e-mail. Dacă revizuiți captura de ecran cu conținut în interiorul folderului, veți observa că a fost destul de incomod să raportați atașamentele la sursă (sau e-mailurile originare). Când recreați o soluție pe SharePoint Online, aș putea încerca să o rezolv pentru a menține e-mailurile și atașamentele conectate.

revenind la scenariul actual cu Microsoft Flow, mi-am dat seama că, dacă e-mailurile mele nu aveau atașamente, nu puteam folosi o bibliotecă de documente în cea mai simplă abordare a soluției.

pentru mine, folosind un out of the box SharePoint lista părea să fie un început bun, pentru un motiv principal – în ciuda fiind o intrare de text pentru fiecare element rând, fiecare element de listă a fost suficient de capabil de a conține atașamente.

un alt pas logic pe care l-am făcut a fost să nu mă descurajez prin manipularea separată a e-mailurilor cu sau fără atașamente, ci mai degrabă să le gestionez separat în fluxuri diferite. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că am destinații diferite – intenția este de a păstra aceeași listă SharePoint Online destinație, dar au două fluxuri pentru a analiza diferite (cu și fără atașament) tipuri de e-mailuri.

cum se creează soluția?

soluțiile mele sunt demonstrate în primul rând ca capturi de ecran ale fluxului meu cu explicații intercalate după cum este necesar.

încep cu primul flux pentru a gestiona e-mailurile fără atașamente. Căsuța de e-mail din primul Folder de câmp indică căsuța de e-mail a contului de e-mail care rulează fluxul. Acest lucru ar putea indica, de asemenea, orice folder din căsuța de e-mail, cu toate acestea, arăt direct către căsuța de e-mail, deoarece presupun că acest cont de e-mail este destinat numai pentru gestionarea e-mailurilor pentru lista activată asociată.

 cum de a recrea SharePoint On-Premise email Enabled List în SharePoint Online cu Microsoft Flow

așa cum am procedat mai departe pentru a obține proprietăți de acest e-mail la semințe în ca punctul meu de listă de destinație, am descoperi că din cele de mai sus, atunci când un nou e-mail sosește acțiune, am putea extrage următoarele date la semințe în lista mea să mă ajute să creeze structura listei:

  • la
  • CC
  • de la (expeditor)
  • subiect
  • corp Mail
  • timp primit

interesant, am dat peste un scenariu în care destinatarii către și CC ar putea conține adrese de e-mail, cum ar fi de distribuție listă sau ID-uri în afara entității găzduite sharepoint online, astfel, în timp ce from (expeditor) este considerat din cadrul utilizatorului sau grupului SharePoint organizație care poate mapa ca o singură persoană SharePoint organizațională sau ID de grup, a fost mai înțelept să utilizați câmp simplu de text în loc de câmp persoană sau grup pentru TO sau CC.

subiectul este mai bine ca o singură linie de Text și corpul de poștă ca mai multe linii de Text. Data primită rămâne ca un câmp de dată și oră.

prin urmare, aș putea crea lista mea de destinație pentru a conține configurarea e-mailurilor ca cea prezentată în imaginea următoare.

structura listei

cum se recreează lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

selectați Următorul pas pentru a fi Operații de date (compunere) pentru a extrage datele către și CC.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

în pasul pe care l-am redenumit la destinatarii CC, intrările sunt îndreptate spre CC din conținut dinamic.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

în mod similar, creați o altă acțiune pentru câmpul Către și redenumiți pasul către destinatari.

cum se recreează lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

pentru acest flux, ultimul pas este completarea datelor pentru fiecare element de listă pentru fiecare e-mail primit.

utilizați Pasul Creare element și mai întâi indicați spre listă pentru a afișa toate câmpurile de elemente de completat.

cum se recreează lista activată de e-mail SharePoint On – Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

valorile către și CC pentru a completa elementul listă sunt preluate din ieșirea conținutului dinamic pentru pașii creați anterior-către destinatari și destinatari CC.

cum să recreați Lista de e-mail activată SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

la sfârșit, primul meu flux nu pare mai complicat decât cel prezentat mai jos.

cum de a recrea SharePoint On-Premise Lista de e-mail activat în SharePoint Online cu Microsoft Flow

deoarece la începutul soluției am menționat că am nevoie pentru a împărți soluția mea în două fluxuri să se ocupe de mail-uri cu și fără atașamente separat, mai jos este modul în care am modifica o copie a Primul meu flux pentru a crea al doilea flux.

pentru început, spre deosebire de Primul meu flux, acțiunea inițială din acesta începe numai atunci când e-mailurile conțin atașamente.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

restul celui de-al doilea flux rămâne același cu primul meu flux. Singura diferență fiind, după etapa creare articol, extind acest flux pentru a adăuga atașament la elementul de listă creat.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

pe măsură ce încep să construiesc această acțiune, puteți vedea că pot indica ID-ul elementului de listă pe care l-am creat pentru Fluxul meu de bază.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

la acest element din listă, pot adăuga detalii de atașare așa cum este indicat în captura de ecran de mai jos din Pasul când sosește un nou e-mail.

cum de a recrea SharePoint On-Premise email Enabled listă în SharePoint Online cu Microsoft Flow

pe măsură ce completați detalii pentru această acțiune, veți realiza fluxul este suficient de inteligent pentru a realiza că ar putea exista mai multe atașamente, prin urmare, acțiunea de la sine se transformă pentru a se aplica la fiecare pentru a evalua în cazul mai multor atașamente în e-mail.

cum de a recrea SharePoint On-Premise e-mail activat lista în SharePoint Online cu Microsoft Flow

pentru a rezuma, singurele modificări în Fluxul meu de-al doilea în comparație cu primul arata ca unul în captura de ecran de mai jos.

cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On – Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

nu am nevoie de niciun declanșator suplimentar pentru niciunul dintre fluxurile mele-ambele urmăresc e-mailurile primite în căsuța de e-mail.

când sosesc e-mailurile, ambele fluxuri mele creează elemente de listă precum cea din imaginea de mai jos.

cum de a recrea SharePoint On-Premise email Enabled List în SharePoint Online cu Microsoft Flow

la inspectarea fiecărui element de listă, văd că toate valorile din e-mailul meu (inclusiv atașamentele) au fost bine populate în elementul meu de listă.

cum se recreează Lista de e-mailuri activate SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

ultimul pas rămâne organizarea e-mailurilor din listă, astfel încât să pară ordonate și, așa cum am promis, aproape de cea de pe sursă. Pentru a realiza aranjamentul pe care îl doresc, am editat vizualizarea implicită a listei pentru a grupa articolele după expeditor și a comanda După data de e-mail.

mai jos este o vedere a aceluiași lucru cu un grup extins.

 cum să recreați lista activată de e-mail SharePoint On-Premise în SharePoint Online cu Microsoft Flow

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.