jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

wśród różnych działań związanych z migracją SharePoint on-premise do SharePoint Online, które wykonuję w mojej organizacji dla różnych projektów klientów, późno natknąłem się na migrację list obsługiwanych wiadomości e-mail. Podczas gdy wiele razy odkrywamy, że takie migracje są tylko dla danych, ponieważ użytkownicy końcowi przestali korzystać z tej funkcji, w tym przypadku migracja nie była tylko danymi, ale raczej replikacją całej funkcjonalności dla całkiem aktywnej listy.

dla tych, którzy do tej pory nie używali tego typu listy, poniżej znajduje się zrzut ekranu ustawień jednej z takich list w SharePoint on-premise.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

podsumowując – dla każdej listy tego typu określony jest adres e-mail, a na podstawie ustawień, w jaki sposób wymagane jest zapisanie samych wiadomości e-mail i załączników zawartych w wiadomościach e-mail otrzymanych z identyfikatora e-mail, każda lista będzie miała inne ustawienie.

Uwaga: tutaj lista włączonych wiadomości e-mail może być mylącym terminem, ponieważ może również pośrednio oznaczać listy dyskusyjne i biblioteki dokumentów.

jakie było wyzwanie?

wiem, że ta funkcjonalność nie powinna wzbudzać zdziwienia, ale w przeciwieństwie do większości przypadków, w których promujemy klientów/użytkowników końcowych, aby przyjęli nowe funkcje SharePoint Online, w tym konkretnym projekcie trochę trudno było przełączyć użytkowników na całkowicie nową funkcjonalność. Powiedziawszy to, mam na myśli, że środowisko klienta nie było skonfigurowane dla Yammer, z różnych innych powodów musieliśmy użyć klasycznej strony zespołu, a nie Grup O365 (nawet w połowie 2019) i kilku innych, aby dodać do nieszczęść, które obejmowały to, że nie chcieliśmy również dostarczać żadnego innego rozwiązania, które oddzielałoby resztę migrowanej zawartości witryny w jednym miejscu i dawało izolowane rozwiązanie w tym przypadku.

kiedy wyruszyłem w podróż, aby zwrócić uwagę na coś po wyjęciu z pudełka, co może być używane przez innych użytkowników lub zostało sprawdzone przez internet jako dobre obejście, byłem prawie pewien, że znajdę jedno, jednak, rozczarowująco na końcu, nic nie pasuje do mojego celu.

w rzeczywistości, mówiąc poprawnie, istnieją przepływy, które wyodrębniają załączniki wiadomości e – mail (co jest dość działaniem po wyjęciu z pudełka) i zapisują je jako element biblioteki dokumentów, ale co robisz w przypadkach, gdy wiadomości e-mail nie mają załączników-na pewno, ponieważ podstawowe istnienie biblioteki dokumentów jest namacalnym plikiem.

kolejna złożoność była na samym początku, Microsoft Flow kategoryzuje wiadomości z załącznikami i bez nich osobno. Poniższy zrzut ekranu jest wyraźną reprezentacją wskazującą na potrzebę podjęcia decyzji o dalszym kierunku działania w oparciu o obecność załączników i dostępne działania przepływu.

 jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

co to jest konkretne studium przypadku?

aby opracować moje rozwiązanie, wiedziałem, że muszę zachować doświadczenie użytkownika w nowym środowisku SharePoint Online blisko tego, do czego użytkownicy końcowi są przyzwyczajeni.

aby zagłębić się w sposób przechowywania danych w tym konkretnym przypadku, zauważyłem, że e-maile były zgrupowane w folderach z nazwą nadawcy (i e-mailem), jak na poniższym zrzucie ekranu.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

podczas sprawdzania zawartości każdego folderu było dla mnie jasne, że zgodnie z ustawieniami tej biblioteki, oprócz wiadomości e-mail, załączniki były również przechowywane jako pojedynczy element biblioteki dokumentów.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

jednak nie było rozróżnienia na podstawie wiadomości e – mail z załącznikami lub bez nich-wszystkie wiadomości e-mail nadal są zapisywane jako elementy biblioteki dokumentów.

jak zaprojektować To rozwiązanie?

przed wdrożeniem rozwiązania konieczne jest najpierw zwizualizowanie, jak wyglądałoby wyjście. Później mogą pojawić się problemy techniczne, których nie można przeoczyć, ale ważne jest, aby mieć wizję wyników końcowych.

w istniejącej implementacji on-premise zauważyłem jeden problem ze sposobem przechowywania danych na listach włączonych e-mail. Jeśli ponownie przejrzysz zrzut ekranu z zawartością wewnątrz folderu, zauważysz, że dość niewygodne było powiązanie załączników ze źródłem (lub pochodzącymi wiadomościami e-mail). Odtwarzając rozwiązanie w SharePoint Online, mogłem spróbować obejść je, aby zachować połączenie wiadomości e-mail i załączników.

wracając do obecnego scenariusza z Microsoft Flow, zdałem sobie sprawę, że jeśli moje e-maile nie zawierają załączników, nie mogę użyć biblioteki dokumentów w najprostszym podejściu do rozwiązania.

dla mnie korzystanie z listy SharePoint po wyjęciu z pudełka wydawało się dobrym początkiem, z jednego głównego powodu – mimo że jest to wpis tekstowy dla każdego elementu liniowego, każdy element listy był w stanie zawierać załączniki.

kolejnym logicznym krokiem, który zrobiłem, było nie zniechęcanie się oddzielną obsługą wiadomości e-mail z załącznikami lub bez nich, a raczej obsługa ich osobno w różnych przepływach. Nie oznacza to jednak, że mam różne miejsca docelowe-intencją jest zachowanie tej samej docelowej listy SharePoint Online, ale mają dwa przepływy do parsowania różnych (Z i bez załączników) typów wiadomości e-mail.

jak stworzyć rozwiązanie?

moje rozwiązania są przede wszystkim demonstrowane jako zrzuty ekranu z mojego przepływu z wyjaśnieniami przeplatanymi w razie potrzeby.

zaczynam od pierwszego przepływu do obsługi wiadomości e-mail bez załączników. Skrzynka odbiorcza w folderze pierwszego pola wskazuje skrzynkę odbiorczą konta pocztowego, które uruchamia przepływ. Może to również wskazywać na dowolny folder w skrzynce odbiorczej, jednak wskazuję bezpośrednio na skrzynkę odbiorczą, ponieważ zakładam, że to konto e-mail jest przeznaczone tylko do obsługi wiadomości e-mail dla powiązanej włączonej listy.

jak odtworzyć lokalną listę włączoną wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

gdy kontynuowałem, aby uzyskać właściwości tej wiadomości e-mail do seed jako mój element listy docelowej, odkrywam, że z powyższego, gdy pojawi się nowa wiadomość e-mail, mogę wyodrębnić następujące dane do seed na mojej liście, aby pomóc mi stworzyć strukturę listy:

  • do
  • CC
  • od (nadawcy)
  • temat
  • treść wiadomości
  • czas odbioru

co ciekawe, natknąłem się na scenariusz, w którym odbiorcy To i CC mogą zawierać adresy e-mail podobnie jak lista dystrybucyjna lub identyfikatory poza dzierżawą SharePoint Online, podczas gdy od (nadawca) jest uważany za użytkownika lub grupę SharePoint organizacji, które mogą mapować jako pojedynczą osobę lub identyfikator grupy SharePoint, mądrzej było użyć prostego pojedynczego wiersza pola tekstowego zamiast pola osoby lub grupy Dla To lub CC.

Temat jest lepszy jako pojedyncza linia tekstu, a Treść wiadomości jako wiele linii tekstu. Otrzymana Data pozostaje polem daty i czasu.

dlatego mogłem utworzyć listę docelową, aby zawierała konfigurację e-maili, taką jak ta pokazana na poniższym obrazku.

struktura listy

jak odtworzyć lokalną listę z włączoną pocztą e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

wybierz następny krok, aby być operacjami danych (komponować), aby wyodrębnić dane do i CC.

jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

w kroku, którego nazwę przemianowałem na odbiorców CC, Dane wejściowe są wskazywane na cc z zawartości dynamicznej.

jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

podobnie utwórz kolejną akcję dla pola do i zmień nazwę kroku na do odbiorców.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

w przypadku tego przepływu ostatnim krokiem jest wypełnienie danych dla każdego elementu listy dla każdej otrzymanej wiadomości e-mail.

użyj kroku Utwórz element i najpierw wskaż listę, aby wyświetlić wszystkie pola elementu do wypełnienia.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

wartości To i CC do wypełnienia elementu listy są pobierane z wyniku dynamicznej zawartości dla wcześniej utworzonych kroków – do odbiorców i odbiorców CC.

jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

na końcu mój pierwszy przepływ nie wygląda bardziej skomplikowanie niż ten pokazany poniżej.

jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

ponieważ na początku rozwiązania wspomniałem, że muszę podzielić moje rozwiązanie na dwa przepływy, aby osobno obsługiwać wiadomości z załącznikami i bez nich, poniżej znajduje się sposób modyfikacji kopii mojego pierwszego przepływu, aby utworzyć drugi przepływ.

na początek, w przeciwieństwie do mojego pierwszego przepływu, początkowa akcja w tym rozpoczyna się tylko wtedy, gdy wiadomości e-mail zawierają załączniki.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

reszta mojego drugiego przepływu pozostaje taka sama jak mój pierwszy przepływ. Jedyną różnicą jest to, że po kroku Utwórz element, rozszerzam ten przepływ, aby dodać załącznik do utworzonego elementu listy.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

kiedy zaczynam budować tę akcję, widać, że jestem w stanie wskazać identyfikator elementu listy, który utworzyłem dla mojego podstawowego przepływu.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

do tego elementu listy Mogę dodać szczegóły załącznika, jak wskazano na poniższym zrzucie ekranu z kroku kiedy nadejdzie nowa wiadomość e-mail.

jak odtworzyć lokalną listę obsługiwanych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

gdy wypełnisz szczegóły tej akcji, zdasz sobie sprawę, że przepływ jest na tyle inteligentny, że może istnieć wiele załączników, dlatego sama akcja zostanie przekształcona, aby zastosować ją do każdego w celu oceny w przypadku wielu załączników w wiadomości e-mail.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

podsumowując, jedyne zmiany w moim drugim przepływie w porównaniu do pierwszego wyglądają jak na poniższym zrzucie ekranu.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

nie potrzebuję żadnego dodatkowego wyzwalacza dla żadnego z moich przepływów – oba śledzą wiadomości e-mail otrzymane w skrzynce odbiorczej.

kiedy przychodzą e-maile, oba moje przepływy tworzą pozycje listy, takie jak ten na poniższym obrazku.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

podczas sprawdzania każdego elementu listy widzę, że wszystkie wartości z mojej wiadomości e-mail (w tym załączniki) zostały dobrze wypełnione w mojej pozycji listy.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

ostatnim krokiem pozostaje uporządkowanie wiadomości e-mail na liście tak, aby wyglądały uporządkowane i jak obiecałem, zbliżone do tego w źródle. Aby osiągnąć pożądany układ, edytowałem domyślny widok listy, aby grupować elementy według nadawcy i kolejności według daty e-mail.

poniżej jest widok tego samego z jedną rozszerzoną grupą.

jak odtworzyć lokalną listę włączonych wiadomości e-mail SharePoint w SharePoint Online Za pomocą Microsoft Flow

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.