Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharePointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

さまざまな顧客プロジェクトのために組織で行うさまざまなSharePointオンプレミスからSharePoint Onlineへの移行活動の中で、遅れて電子メール対応リストの移行に出くわしました。 エンドユーザーがこの機能を使用しなくなったため、このような移行はデータ用であることが何度も発見されていますが、この場合、移行はデータだけではな

これまでこのタイプのリストを使用していない人のために、以下はSharePoint on-premise上のそのようなリストの設定のスクリーンショットです。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

要約すると、このタイプのリストごとに電子メールアドレスが指定されており、電子メールIDで受信した電子メールに含まれる電子メール自体と添付ファイルの保存方法の設定に基づいて、各リストには異なる設定があります。

注:ここでは、電子メール対応リストは、議論リストやドキュメントライブラリを暗黙的に意味する可能性があるため、誤解を招く用語かもしれません。

課題は何でしたか?

私はこの機能が驚きを示す眉毛を上げるべきではないことを知っていますが、私たちが顧客/エンドユーザーにSharePoint Onlineの新機能を採用するように促 つまり、顧客環境はYammer用に設定されておらず、他のさまざまな理由から、o365グループではなくclassic Team Siteを使用する必要がありました(2019年半ばの後半であっても)。

私は、他のユーザーが使用していると主張しているか、良い回避策としてインターネット上でレビューされている可能性のある箱から出して何かを探すために私の旅に乗り出したとき、私はそれを見つけることはかなり確信していましたが、最後には失望して、私の目的に合ったものは何もありませんでした。

実際には、正しく言えば、電子メールの添付ファイルを抽出してドキュメントライブラリ項目として保存するフローがありますが、電子メールに添付ファイルがない場合はどうしますか–確かに、ドキュメントライブラリの基本的な存在は有形のファイルです。

最初は別の複雑さがありましたが、Microsoft Flowは添付ファイルの有無にかかわらずメールを別々に分類しています。 次のスクリーンショットは、添付ファイルの存在と利用可能なフローアクションに基づいて、アクションのさらなるコースを決定する必要性の明確な表

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

具体的なケーススタディは何ですか?

私のソリューションを考案するために、私はエンドユーザーが今見て慣れているものに近い新しいSharePoint Online環境でのユーザーエクスペリエンスを維持しなければな

この特定のケースでデータがどのように保存されるかをさらに詳しく調べるために、以下のスクリーンショットのように、電子メールが送信者名(および電子メール)のフォルダにグループ化されていることを観察しました。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

各フォルダの内容を調べると、このライブラリの設定が示すように、電子メールとは別に、添付ファイルも個々のドキュメントライブラリアイテムとして保存されていることが明らかになりました。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール有効リストを再作成する方法

しかし、添付ファイルの有無にかかわらず、電子メールに基づく区別はありませんでした-すべての電子メールはまだドキュメントライブラリアイテムとして保存されています。

この解決策をどのように設計するのですか?

ソリューションを実装する前に、まず出力がどのように見えるかを視覚化することが不可欠です。 見過ごすことのできない技術的な課題が後であるかもしれませんが、最終的な結果のビジョンを持っていることが重要です。

既存のオンプレミス実装では、電子メール対応リストにデータが格納される方法に関する問題が1つありました。 フォルダ内のコンテンツを含むスクリーンショットを再訪すると、添付ファイルをソース(または発信元の電子メール)に関連付けることはかなり不便で SharePoint Onlineでソリューションを再作成するときに、電子メールと添付ファイルを接続したままにするために回避しようとすることができました。

Microsoft Flowの現在のシナリオに戻ると、電子メールに添付ファイルがない場合、最も単純なソリューションアプローチでドキュメントライブラリを使用できな

私にとっては、SharePointリストをすぐに使用することは、主な理由の一つであると思われました。

私が取ったもう一つの論理的なステップは、添付ファイルの有無にかかわらず電子メールを別々に処理するのではなく、異なるフローで別々に処理するこ ただし、これは私が異なる宛先を持っていることを意味するものではありません–同じ宛先SharePoint Onlineリストを保持することを意図していますが、異なる(

ソリューションを作成するには?

私の解決策は、主に必要に応じて説明が散在している私の流れのスクリーンショットとして実証されています。

添付ファイルのないメールを処理する最初のフローから始めます。 最初のフィールドフォルダーの受信トレイは、フローを実行するメールアカウントの受信トレイを指します。 これは、受信トレイ内の任意のフォルダを指すこともできますが、この電子メールアカウントは関連する有効リストの電子メールを処理するためのも

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

この電子メールのプロパティを宛先リスト項目としてシードするようにしたところ、上記から新しい電子メールが到着したときに次のデータを抽出してリスト構造を作成することができたことがわかりました。:

  • To
  • CC
  • From(Sender)
  • Subject
  • Mail Body
  • Received Time

興味深いことに、ToとCCの受信者に配布のような電子メールアドレスが含まれているシナリオに遭遇しましたしたがって、from(送信者)は組織のsharepointユーザーまたはグループ内から考慮され、単一の組織のsharepoint個人またはグループidとしてマップできますが、ToまたはCcのPersonま

件名は単一行のテキストとして、メール本文は複数行のテキストとしての方が良いです。 受信した日付は、日付と時刻のフィールドとして残ります。

したがって、次の画像に示すように設定された電子メールを含む宛先リストを作成できます。

リスト構造

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

次のステップを選択して、ToおよびCCデータを抽出

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharePointオンプレミスの電子メール有効リストを再作成する方法

cc Recipientsに名前を変更した手順で、入力は動的コンテンツからCCを指

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同様に、Toフィールドの別のアクションを作成し、ステップの名前をTo Recipientsに変更します。

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このフローでは、最後のステップは、受信した電子メールごとに各リス

項目の作成ステップを使用し、最初にリストをポイントして、入力するすべての項目フィールドを表示します。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

リスト項目に入力するToとCCの値は、以前に作成されたステッ

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最後に、最初のフローは以下に示すものよりも複雑に見えません。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

ソリューションの開始時に、添付ファイルの有無にかかわらずメールを別々に処理するためにソリューションを二つのフローに分割する必要があると述べたので、以下は私の最初のフローのコピーを変更して第二のフローを作成する方法です。

まず、私の最初のフローとは対照的に、このフローの最初のアクションは、電子メールに添付ファイルが含まれている場合にのみ開始されます。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharePointオンプレミスの電子メール有効リストを再作成する方法

残りの2番目のフローは、最初のフローと同じままです。 唯一の違いは、アイテムの作成ステップの後、このフローを拡張して、作成されたリストアイテムに添付ファイルを追加することです。

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このアクションの構築を開始すると、基本フロー用に作成したリス

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このリストアイテムに、新しい電子メールが到着したときのステッ

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このアクションの詳細を入力すると、フローが複数の添付ファイルがある可能性があることを認識するのに十分なほどインテリジェントであることがわかります。

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要約すると、最初のフローと比較した2番目のフローの唯一の変更は、下のスクリー

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私は私のフローのいずれかに追加のトリガーを必要としません。

メールが到着すると、両方の私のフローは下の画像のようなリスト項目を作成します。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

各リスト項目を調べると、電子メール(添付ファイルを含む)のすべての値がリスト項目に正しく入力されていることがわかります。

Microsoft Flowを使用してSharePoint OnlineでSharepointオンプレミスの電子メール対応リストを再作成する方法

最後のステップは、リスト内の電子メールを整理して、順序付けられたように、私が約束したように、ソース上の電子メールに近いように整理することです。 私が望む配置を達成するために、リストのデフォルトのビューを編集して、送信者ごとに項目をグループ化し、電子メールの日付で注文しました。

以下は、一つの展開されたグループと同じビューです。

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