Come ricreare SharePoint On-Premise e-Mail Abilitato Elenco in SharePoint Online con Microsoft Flusso

Tra i vari SharePoint on-premise per SharePoint Online le attività di migrazione che faccio nella mia organizzazione per i diversi progetti dei clienti, al largo ritardo mi sono imbattuto in migrazione della posta elenchi abilitati. Mentre molte volte scopriamo che tali migrazioni sono solo per i dati poiché gli utenti finali hanno smesso di utilizzare questa funzione, in questo caso, la migrazione non era solo dati, ma piuttosto replicare l’intera funzionalità per un elenco abbastanza attivo.

Per coloro che non hanno utilizzato questo tipo di elenco finora, di seguito è riportato uno screenshot delle impostazioni di uno di questi elenchi su SharePoint on-premise.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-Mail Abilitato Elenco in SharePoint Online con Microsoft Flusso

Per riassumere – c’è un indirizzo di posta elettronica specificato per ogni elenco di questo tipo, e in base alle impostazioni per come l’e-mail se stessi e gli allegati contenuti nei messaggi di posta elettronica ricevuti presso l’ID e-mail sono necessari per essere salvati, ogni lista avrà una diversa impostazione.

Nota: Qui Elenco abilitato per e-mail può essere un termine fuorviante, poiché potrebbe anche implicitamente significare elenchi di discussione e librerie di documenti.

Qual è stata la sfida?

So che questa funzionalità non dovrebbe sollevare le sopracciglia che indicano stupore, ma a differenza della maggior parte dei casi in cui promuoviamo clienti/utenti finali ad adottare nuove funzionalità di SharePoint Online, in questo progetto specifico, è stato un po ‘ difficile passare agli utenti ad adottare una nuova funzionalità del tutto. Detto questo, voglio dire, l’ambiente del cliente non è stato configurato per Yammer, per vari altri motivi abbiamo dovuto utilizzare il sito del team classico e non i gruppi O365 (anche a metà 2019) e alcuni altri da aggiungere ai problemi che includevano che non volevamo fornire alcuna altra soluzione che separasse il resto del contenuto del sito migrato in una posizione e fornisse una soluzione isolata per questo caso.

Quando ho intrapreso il mio viaggio per cercare qualcosa fuori dalla scatola che potrebbe essere altri utenti hanno affermato di aver usato, o è stato rivisto su Internet come una buona soluzione, ero abbastanza sicuro di trovare uno, tuttavia, deludente alla fine, nulla si adatta al mio scopo.

In effetti, per dirla correttamente, ci sono flussi che estraggono gli allegati di posta elettronica (che è abbastanza un’azione pronta all’uso) e li salvano come elemento di raccolta documenti, ma cosa fai nei casi in cui le e – mail non hanno allegati-di sicuro, poiché l’esistenza di base di una libreria di documenti è un file tangibile.

Un’altra complessità era proprio all’inizio, Microsoft Flow categorizza separatamente le mail con e senza allegati. Lo screenshot seguente è una chiara rappresentazione dell’indicazione della necessità di decidere ulteriori azioni in base alla presenza di allegati e azioni di flusso disponibili.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Qual è il caso di studio specifico?

Per elaborare la mia soluzione, sapevo che dovevo mantenere l’esperienza utente sul nuovo ambiente SharePoint Online vicino a ciò che gli utenti finali sono abituati a vedere ora.

Per approfondire ulteriormente il modo in cui i dati vengono memorizzati in questo caso particolare, ho osservato che le e-mail sono state raggruppate in cartelle di nome mittente (ed e-mail) come nello screenshot qui sotto.

Come ricreare SharePoint On-Premise Email Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Ispezionando il contenuto di ciascuna cartella, mi è stato chiaro che, come indicato dalle impostazioni di questa libreria, a parte l’e-mail, gli allegati sono stati memorizzati anche come un singolo elemento della libreria di documenti.

Come ricreare SharePoint On-Premise e – mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Tuttavia, non vi era alcuna distinzione basata su e-mail con o senza allegati-tutte le e-mail ancora ottenuto salvato come elementi della libreria di documenti.

Come progettare questa soluzione?

Prima di implementare la soluzione, è imperativo visualizzare innanzitutto l’aspetto dell’output. Ci possono essere sfide tecniche in seguito, che non possono essere trascurate, ma è importante avere una visione dei risultati finali.

Nell’implementazione on-premise esistente, ho osservato un problema con il modo in cui i dati sono stati archiviati negli elenchi abilitati alla posta elettronica. Se rivisiti lo screenshot con il contenuto all’interno della cartella, noterai che era piuttosto scomodo mettere in relazione gli allegati alla fonte (o alle e-mail di origine). Quando si ricrea una soluzione su SharePoint Online, potrei provare a aggirarla per mantenere connesse e-mail e allegati.

Tornando allo scenario corrente con Microsoft Flow, mi sono reso conto che se le mie e-mail non avevano allegati, non potevo utilizzare una libreria di documenti nell’approccio più semplice della soluzione.

Per me, l’utilizzo di un elenco SharePoint pronto all’uso sembrava essere un buon inizio, per una ragione principale: nonostante fosse una voce di testo per ogni elemento pubblicitario, ogni elemento dell’elenco era in grado di contenere allegati.

Un altro passo logico che ho fatto è stato quello di non scoraggiarmi dalla gestione separata delle e-mail con o senza allegati, piuttosto gestirle separatamente in flussi diversi. Ciò tuttavia non significa che ho destinazioni diverse: l’intenzione è di mantenere la stessa lista di SharePoint Online di destinazione, ma avere due flussi per analizzare diversi tipi di e-mail (con e senza allegati).

Come creare la Soluzione?

Le mie soluzioni sono principalmente dimostrate come screenshot del mio flusso con spiegazioni intervallate secondo necessità.

Inizio con il primo flusso per gestire le email senza allegati. La posta in arrivo nella cartella primo campo punta alla posta in arrivo dell’account di posta che esegue il flusso. Questo potrebbe anche puntare a qualsiasi cartella all’interno della posta in arrivo, tuttavia sto puntando direttamente alla posta in arrivo, poiché presumo che questo account e-mail sia pensato solo per la gestione delle e-mail per l’elenco abilitato associato.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-Mail Abilitato Elenco in SharePoint Online con Microsoft Flusso

Come ho proceduto ulteriori per ottenere le proprietà di questa e-mail per seme, come la mia destinazione voce di elenco, ho scoperto che da Quando arriva una nuova email di azione, di poter estrarre i seguenti dati per seme nella mia lista, che mi aiutano a creare la struttura dell’elenco:

  • Per
  • CC
  • Mittente
  • Oggetto
  • e-Mail
  • Ricevuto

Interessante, mi sono imbattuto in uno scenario in cui A e CC destinatari possono contenere indirizzi e-mail come lista di distribuzione o della carta di identità al di fuori di SharePoint Online inquilino, così, mentre il Mittente) è considerato dall’interno l’organizzazione di SharePoint utente o Gruppo per la mappa come un unico organizzativa SharePoint Persona o di un Gruppo di ID, che era più saggio utilizzare semplici Singola Riga di Testo del campo, invece, di Persona o un Gruppo in campo A o CC.

L’oggetto è meglio come una singola riga di testo e il corpo della posta come più righe di testo. La data ricevuta rimane come campo Data e Ora.

Quindi, potrei creare il mio elenco di destinazione per contenere l’impostazione delle e-mail come quella mostrata nell’immagine seguente.

Struttura elenco

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Selezionare la fase successiva di Operazioni dati (Compose) per estrarre i dati A e CC.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Nel passaggio che ho rinominato in Destinatari CC, gli input sono puntati su CC dal contenuto dinamico.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Allo stesso modo, creare un’altra azione per il campo A e rinominare il passaggio a Destinatari.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Per questo flusso, il passaggio finale è compilare i dati per ogni voce di elenco per ogni e-mail ricevuta.

Utilizzare il passaggio Crea elemento e prima puntare all’elenco per visualizzare tutti i campi elemento da compilare.

Come ricreare SharePoint On-Premise e – mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

I valori di To e CC da compilare l’elemento dell’elenco sono presi dall’output del contenuto dinamico per i passaggi creati in precedenza-Ai destinatari e ai destinatari CC.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Alla fine, il mio primo flusso non sembra più complicato di quello mostrato di seguito.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-Mail Abilitato Elenco in SharePoint Online con Microsoft Flusso

Dal momento che all’inizio della soluzione, ho detto che avevo bisogno di dividere la soluzione in due Flussi per gestire le mail con o senza allegati, sotto è come modificare una copia del mio primo Flusso di creare la seconda Portata.

Per cominciare, in contrasto con il mio primo flusso, l’azione iniziale in questo inizia solo quando le e-mail contengono allegati.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Il resto del mio secondo flusso rimane lo stesso del mio primo flusso. L’unica differenza è che, dopo il passaggio Crea elemento, estendo questo flusso per aggiungere allegato all’elemento dell’elenco creato.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Quando inizio a creare questa azione, puoi vedere che sono in grado di puntare all’ID elemento dell’elenco che ho creato per il mio flusso di base.

Come ricreare SharePoint On-Premise E-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

A questa voce di elenco, posso aggiungere i dettagli degli allegati come indicato nella schermata sottostante dal passaggio Quando arriva una nuova e-mail.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-Mail Abilitato Elenco in SharePoint Online con Microsoft Flusso

Come compilare i dettagli per questa azione, vi renderete conto che il Flusso è abbastanza intelligente per capire che ci potrebbe essere di più allegati, di conseguenza, l’azione di per sé, si trasforma da Applicare a Ciascuno di valutare in caso di più allegati in email.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Per riassumere, le uniche modifiche nel mio secondo flusso rispetto al primo aspetto come uno nella schermata qui sotto.

Come ricreare SharePoint On-Premise e – mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Non ho bisogno di alcun trigger aggiuntivo per nessuno dei miei flussi-entrambi tengono traccia delle e-mail ricevute nella posta in arrivo.

Quando arrivano le email, entrambi i miei flussi creano elementi di elenco come quello nell’immagine qui sotto.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Ispezionando ogni elemento dell’elenco, vedo che tutti i valori della mia e-mail (inclusi gli allegati) sono stati ben popolati nella mia voce dell’elenco.

Come ricreare SharePoint On-Premise e-mail Enabled List in SharePoint Online con Microsoft Flow

Il passo finale rimane quello di organizzare le e-mail nell’elenco in modo che sembrino ordinate e, come promesso, vicine a quella sulla fonte. Per ottenere la disposizione che desidero, ho modificato la vista predefinita dell’elenco per raggruppare gli elementi per mittente e ordinare per data e-mail.

Di seguito è riportata una vista dello stesso con un gruppo espanso.

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