hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

a különböző SharePoint helyszíni SharePoint Online migrációs tevékenységek között, amelyeket a szervezetemben csinálok különböző ügyfélprojektekhez, későn találkoztam az e-mail engedélyezett listák migrációjával. Bár sokszor rájövünk, hogy az ilyen migrációk csak adatokra vonatkoznak, mivel a végfelhasználók abbahagyták ennek a funkciónak a használatát, ebben az esetben a migráció nem csak adat volt, hanem inkább a teljes funkcionalitás replikálása egy meglehetősen aktív listához.

azok számára, akik eddig nem használták ezt a típusú listát, az alábbiakban egy ilyen lista beállításainak képernyőképe látható a SharePoint on-premise szolgáltatásban.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online – ban a Microsoft Flow segítségével

összefoglalva: minden ilyen típusú listához meg van adva egy E-mail cím, és az e-mail azonosítón kapott e-mailek és mellékletek mentésének beállításai alapján minden listának más-más beállítása lesz.

megjegyzés: itt az e-mail engedélyezett lista félrevezető kifejezés lehet, mivel implicit módon beszélgetési listákat és dokumentumtárakat is jelenthet.

mi volt a kihívás?

tudom, hogy ez a funkció nem kell szemöldökét jelezve csodálkozás, de ellentétben a legtöbb esetben, amikor mi elősegíti az ügyfelek / végfelhasználók, hogy fogadjon el új funkciók a SharePoint Online, ebben a konkrét projekt, ez volt egy kicsit nehéz váltani a felhasználók elfogadása egy új funkció összesen. Azt mondta, hogy az ügyfélkörnyezet nem volt beállítva a Yammer számára, különböző egyéb okok miatt klasszikus Csapatwebhelyet kellett használnunk, nem pedig az O365 csoportokat (még 2019 közepén is), és még néhányat hozzá kellett adnunk a bajokhoz, amelyek magukban foglalták, hogy nem akartunk más megoldást nyújtani, amely elválasztja a migrált webhely többi tartalmát egy helyen, és elszigetelt megoldást ad erre az esetre.

amikor elkezdtem az utam, hogy néz ki valamit a dobozból, hogy lehet, hogy más felhasználók azt állították, hogy használják, vagy már felül az Interneten keresztül, mint egy jó megoldás, voltam benne, hogy talál egy, de kiábrándítóan a végén, semmi illik a célom.

valójában, hogy helyesen fogalmazzunk, vannak olyan folyamatok, amelyek kivonják az e – mail mellékleteket (ami meglehetősen A dobozon kívüli művelet), és Dokumentumkönyvtár elemként mentik őket, de mit csinálsz olyan esetekben, amikor az e-maileknek nincs mellékletük-biztosan, mivel a Dokumentumkönyvtár alapvető létezése kézzelfogható fájl.

egy másik bonyolultság volt a kezdetektől, a Microsoft Flow külön kategorizálja a leveleket mellékletekkel és anélkül. A következő képernyőkép világosan mutatja, hogy szükség van a további lépések eldöntésére a mellékletek jelenléte és a rendelkezésre álló áramlási műveletek alapján.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

mi a konkrét esettanulmány?

a megoldás kidolgozásához tudtam, hogy az új SharePoint Online környezetben a felhasználói élményt közel kell tartanom ahhoz, amit a végfelhasználók már megszoktak.

az adatok tárolásának további elmélyüléséhez ebben az esetben megfigyeltem, hogy az e-maileket a feladó (és az e-mail) mappákba csoportosították, mint az alábbi képernyőképen.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listát a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

az egyes mappák tartalmának ellenőrzésekor egyértelmű volt számomra, hogy mivel a könyvtár beállításai jelezték, az e-mailen kívül a mellékleteket egyedi dokumentumtár elemként is tárolták.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online – ban a Microsoft Flow segítségével

azonban nem volt különbség a mellékletekkel vagy anélkül küldött e-mailek alapján-az összes e-mailt továbbra is dokumentumtár elemként mentették el.

hogyan építsük fel ezt a megoldást?

a megoldás bevezetése előtt feltétlenül először vizualizálni kell, hogyan nézne ki a kimenet. Lehet, hogy később technikai kihívások merülnek fel, amelyeket nem lehet figyelmen kívül hagyni, de fontos, hogy legyen egy elképzelés a végeredményről.

a meglévő helyszíni megvalósítás során megfigyeltem egy problémát az adatok e-mail engedélyezett listákban történő tárolásának módjával kapcsolatban. Ha újra meglátogatja a képernyőképet a mappában lévő tartalommal, észreveszi, hogy elég kényelmetlen volt a mellékleteket a forráshoz (vagy az e-mailekhez) kapcsolni. Amikor újra létrehoz egy megoldást a SharePoint Online-on, megpróbálhatom megkerülni azt, hogy az e-mailek és a mellékletek kapcsolatban maradjanak.

visszatérve a Microsoft Flow jelenlegi forgatókönyvéhez, rájöttem, hogy ha az e-mailjeimnek nincsenek mellékletei, akkor nem használhatok dokumentumtárat a legegyszerűbb megoldás megközelítésében.

számomra a dobozon kívüli SharePoint-lista használata jó kezdetnek tűnt, egy fő okból-annak ellenére, hogy minden sorhoz szöveges bejegyzés volt, minden listaelem elegendő volt a mellékletek tárolására.

egy másik logikus lépés, amit tettem, az volt, hogy nem szabad elriasztani az e-mailek külön kezelésével, csatolmányokkal vagy anélkül, hanem külön kell kezelni őket különböző folyamatokban. Ez azonban nem jelenti azt, hogy különböző célállomásaim vannak – a szándék az, hogy ugyanazt a célállomást tartsuk SharePoint Online lista, de két folyamat van a különböző (mellékletekkel és anélkül) típusú e-mailek elemzésére.

hogyan hozzuk létre a megoldást?

megoldásaimat elsősorban az Áramlásom képernyőképeként mutatják be, szükség szerint magyarázatokkal.

az első folyamattal kezdem az e-mailek melléklet nélküli kezelését. Az első mező mappájában található Beérkező levelek a folyamatot futtató e-mail fiók Beérkező levelek mappájára mutat. Ez a beérkező levelek bármelyik mappájára is utalhat, azonban közvetlenül a beérkező levelek mappájára mutatok, mivel feltételezem, hogy ez az e-mail fiók csak a társított engedélyezett lista e-mailjeinek kezelésére szolgál.

 hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listát a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

ahogy tovább haladtam, hogy az e-mail tulajdonságait a céllistám elemévé tegyem, felfedeztem, hogy a fentiekből, amikor új e-mail érkezik, a következő adatokat kinyerhetem a listámba, hogy segítsen létrehozni a listaszerkezetet:

  • To
  • CC
  • feladótól
  • tárgy
  • levél törzse
  • beérkezési idő

érdekes módon találkoztam egy olyan forgatókönyvvel, amelyben a címzett és a CC címzettek tartalmazhatnak olyan e-mail címeket, mint a terjesztés lista vagy azonosítók kívül a SharePoint Online bérlő, így míg a Feladó (Feladó) tekinthető a szervezeten belül SharePoint felhasználó vagy csoport, amely képes leképezni, mint egy szervezeti SharePoint személy vagy csoport azonosítója, bölcsebb volt, hogy egyszerű egyetlen sor Szövegmező helyett személy vagy csoport mező vagy CC.

a tárgy jobb, ha egyetlen szövegsor, a levél törzse pedig több szövegsor. A beérkezett dátum dátum és idő mező marad.

ezért létrehozhatom a céllistámat, hogy olyan e-maileket tartalmazzon, mint a következő képen látható.

Listaszerkezet

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail-engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

válassza ki az adatműveletek következő lépését (Összeállítás) A To és a CC adatok kibontásához.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

a CC-címzettekre átnevezett lépésben a bemenetek a dinamikus tartalomból származó CC-re mutatnak.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

hasonlóképpen hozzon létre egy másik műveletet a címzett mezőhöz, és nevezze át a lépést címzetteknek.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

ehhez a folyamathoz az utolsó lépés az egyes fogadott e-mailek listaelemeinek adatainak kitöltése.

használja az elem létrehozása lépést, és először mutasson a listára az összes kitöltendő elemmező megjelenítéséhez.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e – mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

a listaelem kitöltéséhez szükséges címzett és másolat értékek a dinamikus tartalom kimenetéből származnak a korábban létrehozott lépésekhez-címzettekhez és CC-címzettekhez.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

a végén az első folyamatom nem tűnik bonyolultabbnak, mint az alább látható.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listát a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

mivel a megoldás kezdetén megemlítettem, hogy a megoldást két folyamatra kell osztanom, hogy külön-külön kezeljem az e-maileket és mellékletek nélkül, az alábbiakban bemutatjuk, hogyan módosíthatom az első folyamatom másolatát a második folyamat létrehozásához.

először is, ellentétben az első folyammal, a kezdeti művelet csak akkor kezdődik, ha az e-mailek mellékleteket tartalmaznak.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

a második folyamat többi része ugyanaz marad, mint az első folyamat. Az egyetlen különbség az, hogy az elem létrehozása lépés után kiterjesztem ezt a folyamatot, hogy mellékletet adjak a létrehozott listaelemhez.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

amint elkezdem építeni ezt a műveletet, láthatja, hogy meg tudom mutatni az alapfolyamathoz létrehozott listaelem-azonosítót.

 hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

ehhez a listaelemhez hozzáadhatom a melléklet részleteit, amint azt az alábbi képernyőfelvétel mutatja A Amikor új e-mail érkezik lépés.

 hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listát a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow

ahogy kitölti a művelet részleteit, rájön, hogy az áramlás elég intelligens ahhoz, hogy felismerje, hogy több melléklet is lehet, ezért a művelet önmagában átalakul, hogy mindegyikre vonatkozzon, hogy értékelje az e-mailben található több melléklet esetén.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

Összefoglalva, az egyetlen változás a második Folyamatomban az első megjelenéshez képest, mint az alábbi képernyőképen.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e – mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

nincs szükségem további triggerre egyik Folyamatomhoz sem-mindkettő nyomon követi a beérkezett e-maileket.

amikor e-mailek érkeznek, mindkét folyamatom olyan listaelemeket hoz létre, mint az alábbi képen.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

az egyes listaelemek ellenőrzésekor látom, hogy az e-mailem összes értéke (beleértve a mellékleteket is) jól kitöltött a listaelemben.

hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint on-Premise e-mail engedélyezett listát a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

az utolsó lépés továbbra is az e-mailek rendezése a listában úgy, hogy rendezettnek tűnjenek, és ahogy ígértem, közel a forráshoz. A kívánt elrendezés elérése érdekében szerkesztettem a lista alapértelmezett nézetét, hogy az elemeket feladó szerint csoportosítsam, és e-mail dátum szerint rendeljem meg.

az alábbiakban ugyanaz a nézet látható egy kibővített csoporttal.

 hogyan lehet újra létrehozni a SharePoint helyszíni e-mail engedélyezett listáját a SharePoint Online-ban a Microsoft Flow segítségével

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.