Comment recréer la liste des E-mails activés SharePoint sur site dans SharePoint Online avec Microsoft Flow

Parmi les différentes activités de migration SharePoint sur site vers SharePoint Online que je fais dans mon organisation pour différents projets clients, je suis tombé tardivement sur la migration des listes activées par e-mail. Bien que nous découvrions souvent que de telles migrations ne concernent que les données puisque les utilisateurs finaux ont cessé d’utiliser cette fonctionnalité, dans ce cas, la migration n’était pas seulement des données, mais plutôt la réplication de l’ensemble des fonctionnalités pour une liste assez active.

Pour ceux qui n’ont pas utilisé ce type de liste jusqu’à présent, vous trouverez ci-dessous une capture d’écran des paramètres d’une de ces listes sur SharePoint on-premise.

 Comment recréer la liste des e-mails activés sur site de SharePoint dans SharePoint Online avec Microsoft Flow

Pour résumer – une adresse e-mail est spécifiée pour chaque liste de ce type et, en fonction des paramètres d’enregistrement des e-mails eux-mêmes et des pièces jointes contenues dans les e-mails reçus à l’identifiant de l’e-mail, chaque liste aura un paramètre différent.

Remarque: Ici, la liste activée par e-mail peut être un terme trompeur, car il pourrait également signifier implicitement des listes de discussion et des bibliothèques de documents.

Quel était le défi ?

Je sais que cette fonctionnalité ne devrait pas faire sourciller indiquant l’étonnement, mais contrairement à la plupart des cas où nous encourageons les clients / utilisateurs finaux à adopter de nouvelles fonctionnalités de SharePoint Online, dans ce projet spécifique, il était un peu difficile de passer les utilisateurs à adopter une nouvelle fonctionnalité. Cela dit, je veux dire que l’environnement client n’a pas été configuré pour Yammer, pour diverses autres raisons, nous avons dû utiliser le site d’équipe classique et non les groupes O365 (même à la mi-2019) et quelques autres pour ajouter aux problèmes, notamment le fait que nous ne voulions pas non plus fournir une autre solution qui séparerait le reste du contenu du site migré en un seul endroit et donnerait une solution isolée pour ce cas.

Lorsque j’ai entrepris mon voyage pour rechercher quelque chose prêt à l’emploi que d’autres utilisateurs ont peut-être prétendu avoir utilisé, ou qui a été examiné sur Internet comme une bonne solution de contournement, j’étais à peu près sûr d’en trouver un, cependant, décevant à la fin, rien ne correspondait à mon objectif.

En fait, pour le dire correctement, il existe des flux qui extraient les pièces jointes aux e-mails (ce qui est assez une action prête à l’emploi) et les enregistrent en tant qu’élément de bibliothèque de documents, mais que faites–vous dans les cas où les e-mails n’ont pas de pièces jointes – bien sûr, car l’existence de base d’une bibliothèque de documents est un fichier tangible.

Une autre complexité était juste au départ, Microsoft Flow classe les mails avec et sans pièces jointes séparément. La capture d’écran suivante est une représentation claire de la nécessité de décider d’autres actions en fonction de la présence de pièces jointes et des actions de flux disponibles.

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Quelle est l’étude de cas spécifique?

Pour concevoir ma solution, je savais que je devais garder l’expérience utilisateur sur le nouvel environnement SharePoint Online proche de ce que les utilisateurs finaux ont l’habitude de voir maintenant.

Pour approfondir la façon dont les données sont stockées dans ce cas particulier, j’ai observé que les e-mails étaient regroupés dans des dossiers de nom d’expéditeur (et d’e-mail) comme dans la capture d’écran ci-dessous.

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Lors de l’inspection du contenu de chaque dossier, il était clair pour moi que, comme les paramètres de cette bibliothèque l’indiquaient, en dehors de l’e-mail, les pièces jointes étaient également stockées en tant qu’élément de bibliothèque de documents individuel.

 Comment recréer la liste des e-mails activés sur site de SharePoint dans SharePoint Online avec Microsoft Flow

Cependant, il n’y avait aucune distinction basée sur les e–mails avec ou sans pièces jointes – tous les e-mails ont toujours été enregistrés en tant qu’éléments de bibliothèque de documents.

Comment concevoir cette solution ?

Avant d’implémenter la solution, il est impératif de visualiser d’abord à quoi ressemblerait la sortie. Il peut y avoir des défis techniques plus tard, qui ne peuvent être négligés, mais il est important d’avoir une vision des résultats finaux.

Dans l’implémentation sur site existante, j’ai observé un problème avec la façon dont les données étaient stockées dans les listes activées par courrier électronique. Si vous revisitez la capture d’écran avec du contenu dans le dossier, vous remarquerez qu’il était assez gênant de relier les pièces jointes à la source (ou aux e-mails d’origine). Lors de la recréation d’une solution sur SharePoint Online, je pourrais essayer de la contourner pour garder les e-mails et les pièces jointes connectés.

Pour en revenir au scénario actuel avec Microsoft Flow, j’ai réalisé que si mes e-mails n’avaient pas de pièces jointes, je ne pouvais pas utiliser une bibliothèque de documents dans l’approche de solution la plus simple.

Pour moi, l’utilisation d’une liste SharePoint prête à l’emploi semblait être un bon début, pour une raison principale: bien qu’il s’agisse d’une entrée de texte pour chaque élément de ligne, chaque élément de liste était suffisamment capable de contenir des pièces jointes.

Une autre étape logique que j’ai prise a été de ne pas me décourager par une gestion séparée des e-mails avec ou sans pièces jointes, plutôt de les gérer séparément dans différents flux. Cela ne signifie cependant pas que j’ai des destinations différentes – l’intention est de conserver la même liste de destinations SharePoint Online, mais d’avoir deux flux pour analyser différents types d’e-mails (avec et sans pièce jointe).

Comment créer la Solution ?

Mes solutions sont principalement démontrées sous forme de captures d’écran de mon flux avec des explications entrecoupées au besoin.

Je commence par le premier flux pour gérer les e-mails sans pièces jointes. La Boîte de réception du dossier du premier champ pointe vers la Boîte de réception du compte de messagerie qui exécute le flux. Cela pourrait également pointer vers n’importe quel dossier dans la boîte de réception, mais je pointe directement vers la boîte de réception, car je suppose que ce compte de messagerie est destiné uniquement à la gestion des e-mails pour la liste activée associée.

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Au fur et à mesure que j’obtenais les propriétés de cet e-mail en tant qu’élément de liste de destination, je découvre qu’à partir de ce qui précède, lorsqu’une nouvelle action d’e-mail arrive, je pourrais extraire les données suivantes à semer dans ma liste pour m’aider à créer la structure de la liste:

  • À
  • CC
  • De (Expéditeur)
  • Sujet
  • Corps du courrier
  • Heure de réception

Fait intéressant, je suis tombé sur un scénario où les destinataires To et CC pourraient contenir des adresses e-mail comme la distribution ainsi, alors que le From (Expéditeur) est considéré à partir de l’utilisateur ou du groupe SharePoint de l’organisation qui peut être mappé en tant qu’ID de Personne ou de groupe SharePoint organisationnel unique, il était plus sage d’utiliser une seule Ligne de champ de texte au lieu d’un champ de Personne ou de groupe pour To ou CC.

Le sujet est préférable comme une Seule Ligne de Texte et le Corps du courrier comme plusieurs Lignes de Texte. La Date de réception reste un champ de Date et d’heure.

Par conséquent, je pourrais créer ma liste de destinations pour contenir la configuration des e-mails comme celle montrée dans l’image suivante.

Structure de liste

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Sélectionnez l’étape suivante pour être Opérations de données (Composer) pour extraire les données To et CC.

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Dans l’étape que j’ai renommée en destinataires CC, les entrées sont pointées vers CC à partir du contenu dynamique.

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De même, créez une autre action pour le champ To et renommez l’étape en To Destinataires.

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Pour ce flux, la dernière étape consiste à remplir les données de chaque élément de liste pour chaque e-mail reçu.

Utilisez l’étape Créer un élément et pointez d’abord sur la liste pour afficher tous les champs d’élément à remplir.

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Les valeurs de To et CC à remplir l’élément de liste sont extraites de la sortie du Contenu dynamique des étapes créées précédemment – Destinataires vers et Destinataires CC.

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À la fin, mon premier flux ne semble pas plus compliqué que celui illustré ci-dessous.

 Comment recréer la liste des e-mails activés sur site de SharePoint dans SharePoint Online avec Microsoft Flow

Depuis le début de la solution, j’ai mentionné que je devais diviser ma solution en deux flux pour gérer séparément les courriers avec et sans pièces jointes, voici comment je modifie une copie de mon premier flux pour créer le deuxième Flux.

Pour commencer, contrairement à mon premier flux, l’action initiale dans celui-ci ne démarre que lorsque les e-mails contiennent des pièces jointes.

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Le reste de mon deuxième Flux reste le même que mon premier flux. La seule différence étant qu’après l’étape de création d’élément, j’étends ce flux pour ajouter une pièce jointe à l’élément de liste créé.

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Lorsque je commence à créer cette action, vous pouvez voir que je peux pointer vers l’ID d’élément de liste que j’ai créé pour mon flux de base.

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À cet élément de liste, je peux ajouter des détails de pièce jointe comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous de l’étape Quand un nouvel e-mail arrive.

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Lorsque vous remplissez les détails de cette action, vous réaliserez que le flux est suffisamment intelligent pour réaliser qu’il peut y avoir plusieurs pièces jointes, d’où l’action en elle-même est transformée pour s’appliquer à Chacune pour évaluer en cas de plusieurs pièces jointes dans l’e-mail.

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Pour résumer, les seuls changements de mon deuxième flux par rapport au premier ressemblent à celui de la capture d’écran ci-dessous.

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Je n’ai besoin d’aucun déclencheur supplémentaire pour l’un de mes flux – les deux suivent les e-mails reçus dans la boîte de réception.

Lorsque les e-mails arrivent, mes deux flux créent des éléments de liste comme celui de l’image ci-dessous.

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En inspectant chaque élément de liste, je constate que toutes les valeurs de mon e-mail (y compris les pièces jointes) sont bien remplies dans mon élément de liste.

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La dernière étape reste d’organiser les e-mails de la liste afin qu’ils paraissent ordonnés, et comme je l’ai promis, proches de celui de la source. Pour obtenir l’arrangement que je souhaite, j’ai modifié la vue par défaut de la liste pour regrouper les articles par expéditeur et commander par date d’e-mail.

Ci-dessous est une vue de la même chose avec un groupe élargi.

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