Caché à la vue: Comptabilité des baux intégrés

La nouvelle norme de comptabilité des baux du FASB a un effet significatif sur un large éventail de bilans pour tous les types d’entités, certaines entreprises déclarant des obligations financières de plusieurs milliards de dollars.

En plus d’exiger que des sommes importantes soient placées dans les bilans, la nouvelle norme pose des difficultés aux préparateurs car ils peinent à localiser et à extraire des données de leurs nombreux contrats de location afin de pouvoir se conformer aux nouvelles règles. Mais ce n’est pas la seule difficulté à laquelle les préparateurs sont confrontés.

Selon la nouvelle norme codifiée dans la rubrique 842 du FASB ASC, les baux, les contrats qui ne sont pas clairement identifiés ou étiquetés comme des baux peuvent être des  » arrangements qui contiennent un bail. » Par exemple, un bail peut exister lorsque l’équipement est fourni par un fournisseur dans le cadre de l’achat de consommables ou de la prestation d’un service. La découverte et une évaluation plus approfondie de ces arrangements où les baux peuvent être cachés à la vue de tous ont constitué un défi important pour de nombreux préparateurs.

La norme de comptabilité des contrats de location précédente du FASB, le sujet 840, exigeait également une évaluation de ces arrangements, bien que certains puissent dire que cette analyse n’a pas été examinée de manière aussi approfondie qu’elle l’est maintenant lorsque le passif lié aux contrats de location figure au bilan sous le sujet 842. Souvent, sous la rubrique 840, les nombreux  » contrats de services  » qui répondaient aux critères des  » arrangements qui contiennent un bail  » étaient classés comme un type de dépense d’exploitation autre que les frais de loyer.

La correction de cette comptabilité est probablement un problème de classification dans le compte de résultat et de charges. Cependant, les obligations d’engagement de location intégrées qui ne figurent pas dans les notes de bas de page des engagements de location des états financiers PCGR sont peut-être plus importantes.

Le sujet 842 est maintenant très clair sur l’identification et les critères d’un bail intégré. Un contrat contient un bail s’il confère le droit de contrôler l’utilisation d’un bien identifié pendant une période en échange d’une contrepartie. Cela inclut le droit d’obtenir la quasi-totalité des avantages économiques de l’actif.

Comment devez-vous relever ce défi dans votre entreprise ?

Premièrement, il devrait y avoir une bonne présentation des règles et de l’application du sujet 842 à toutes les parties prenantes. Cela inclut non seulement les services financiers et comptables, mais également la chaîne d’approvisionnement, les achats, les opérations et les technologies de l’information.

Deuxièmement, créez un environnement de présélection et d’évaluation des baux intégrés identifiés avec le personnel contractuel de votre entreprise et développez un programme de contrôle de la qualité avec vos employés des finances et de la comptabilité qui connaissent le sujet 842.

Troisièmement, reconnaître que la quantification des baux intégrés n’est pas aussi simple que pour les baux immobiliers. L’exercice d’évaluation peut être difficile. Certaines des considérations les plus importantes pour l’évaluation de ces baux sont:

  • Évaluation de tous les contrats de services importants pouvant contenir un actif identifié.
  • Détermination de la partie des engagements d’achat ou des frais de service qui s’appliquerait à la labilité de la location.
  • Évaluation des conséquences financières si les niveaux d’achat requis pour les consommables ne sont pas atteints.

L’un des aspects les plus intéressants de ces types de baux est l’inclusion d’éléments non liés à la location tels que l’entretien et les taxes.

Sous le thème 842, il existe un moyen pratique (qui devient une méthode comptable) qui prévoit la combinaison des composantes de location et de non-location de sorte que la mesure des coûts de non-location n’est pas découpée mais incluse dans le passif de location.

Bien que cela augmentera le passif lié aux contrats de location du sujet 842, en fonction de l’ampleur et de la durée de ces contrats de location intégrés, l’adoption d’une telle politique par catégorie d’actifs peut valoir l’efficacité de la comptabilisation de ces contrats de location.

L’une des industries aux États-Unis qui semble avoir plus que sa juste part de baux intégrés est les systèmes de soins de santé et d’hôpitaux.

Pourquoi est-ce?

Lorsque vous regardez tous les équipements d’une chambre d’hôpital ou d’un centre chirurgical pour servir un patient, il est évident que de nombreuses technologies et produits jetables sont nécessaires pour prodiguer des soins, allant des pompes à perfusion aux équipements d’essai.

Bon nombre de ces contrats de services connexes ont un actif identifié dans l’arrangement, mais sont souvent enfouis dans les contrats de type « rasoir / lame de rasoir » des fournisseurs de systèmes de soutien aux soins de santé aussi importants. Comme les jours précédents où les vendeurs de produits de toilettage donnaient des rasoirs en prévision de futures ventes de lames de rasoir, les fournisseurs médicaux fournissent du matériel médical « sans frais » lorsqu’ils s’accompagnent de l’engagement du client d’acheter des produits consommables connexes.

L’une des meilleures façons d’identifier les baux intégrés dans ces types d’environnements consiste à effectuer une analyse de tous les contrats de services importants, associée à la pose de questions et / ou à la tenue de réunions de remue-méninges en petits groupes avec la chaîne d’approvisionnement (approvisionnement), l’informatique et les parties prenantes connexes.

À l’avenir, après la mise en œuvre du thème 842, des contrôles ou des processus devraient être mis en place pour identifier les baux intégrés lors de l’initiation du contrat. Déterminer le coût des services si l’actif était détenu aiderait à évaluer un actif intégré.

Bien que ce processus puisse représenter un défi à la fois pour la mise en œuvre et l’identification future, la transparence supplémentaire en ce qui concerne les accords de location peut fournir des informations utiles aux utilisateurs des états financiers et aux organisations lorsqu’elles examinent si leurs processus sont efficaces et optimisés.

— Stephen G. Austin, CPA, MBA, est associé directeur, et Joel C. Colbourn, MBA, est directeur comptable, tous deux de Swenson Advisers LLP à San Diego. Kristen Gibbons est associée senior chez KSDT and Company à Miami. Pour commenter cet article ou suggérer une idée pour un autre article, contactez Ken Tysiac, directeur éditorial de la JofA, à [email protected] ou 919-402-2112.

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