So erstellen Sie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow

Unter den verschiedenen SharePoint On-Premise zu SharePoint Online Migrationsaktivitäten, die ich in meiner Organisation für verschiedene Kundenprojekte mache, bin ich spät auf die Migration von E-Mail-aktivierten Listen gestoßen. Während wir oft feststellen, dass solche Migrationen nur für Daten gedacht sind, da die Endbenutzer diese Funktion nicht mehr verwenden, handelte es sich in diesem Fall nicht nur um Daten, sondern um die Replikation der gesamten Funktionalität für eine ziemlich aktive Liste.

Für diejenigen, die diese Art von Liste bisher nicht verwendet haben, finden Sie unten einen Screenshot der Einstellungen einer solchen Liste in SharePoint on-Premise.

Wie SharePoint On-Premise–E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Zusammenfassend – es gibt eine E-Mail-Adresse für jede Liste dieses Typs angegeben, und auf der Grundlage der Einstellungen, wie die E-Mail-Adressen und Anhänge in E-Mails an der E-Mail-ID empfangen enthalten sind, müssen gespeichert werden, jede Liste wird eine andere Einstellung haben.

Hinweis: Hier kann die E-Mail-aktivierte Liste ein irreführender Begriff sein, da sie implizit auch Diskussionslisten und Dokumentbibliotheken bedeuten könnte.

Was war die Herausforderung?

Ich weiß, dass diese Funktionalität keine Verwunderung hervorrufen sollte, aber im Gegensatz zu den meisten Fällen, in denen wir Kunden / Endbenutzer dazu ermutigen, neue Funktionen von SharePoint Online zu übernehmen, war es in diesem speziellen Projekt etwas schwierig, Benutzer auf die Einführung einer neuen Funktionalität umzustellen. Aus verschiedenen anderen Gründen mussten wir die klassische Teamwebsite und keine O365-Gruppen verwenden (auch noch Mitte 2019) und einige weitere, um die Probleme zu verstärken, darunter auch keine andere Lösung, die den Rest des migrierten Websiteinhalts an einem Ort trennen und eine Insellösung für diesen Fall bereitstellen würde.

Als ich mich auf den Weg machte, nach etwas zu suchen, das andere Benutzer angeblich verwendet haben oder das über das Internet als gute Problemumgehung überprüft wurde, war ich mir ziemlich sicher, eines zu finden, aber enttäuschend am Ende passte nichts zu meinem Zweck.

In der Tat, um es richtig auszudrücken, gibt es Flows, die E–Mail-Anhänge extrahieren (was ziemlich eine Out-of-the-Box-Aktion ist) und sie als Dokumentbibliothekselement speichern, aber was tun Sie in Fällen, in denen E-Mails keine Anhänge haben – sicher, da die grundlegende Existenz einer Dokumentbibliothek eine greifbare Datei ist.

Eine weitere Komplexität war gleich zu Beginn, Microsoft Flow kategorisiert Mails mit und ohne Anhänge getrennt. Der folgende Screenshot ist eine klare Darstellung des Hinweises auf die Notwendigkeit, eine weitere Vorgehensweise basierend auf dem Vorhandensein von Anhängen und verfügbaren Flow-Aktionen zu entscheiden.

Wie erstelle ich eine SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow

Was ist die spezifische Fallstudie?

Um meine Lösung zu entwickeln, wusste ich, dass ich die Benutzererfahrung in der neuen SharePoint Online-Umgebung so gestalten musste, wie es Endbenutzer heute gewohnt sind.

Um näher darauf einzugehen, wie Daten in diesem speziellen Fall gespeichert werden, habe ich festgestellt, dass E-Mails wie im Screenshot unten in Ordnern mit Absendernamen (und E-Mail-Adresse) gruppiert wurden.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu zu erstellen

Bei der Überprüfung Inhalt der einzelnen Ordner, war es mir klar, dass, wie die Einstellungen dieser Bibliothek angegeben, abgesehen von der E-Mail, Anhänge wurden auch als einzelne Dokumentbibliothek Element gespeichert.

Wie SharePoint On-Premise–E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Es gab jedoch keine Unterscheidung basierend auf E-Mails mit oder ohne Anhänge – alle E-Mails wurden weiterhin als Dokumentbibliothekselemente gespeichert.

Wie wird diese Lösung erstellt?

Bevor Sie die Lösung implementieren, müssen Sie unbedingt zuerst visualisieren, wie die Ausgabe aussehen würde. Es kann später technische Herausforderungen geben, die nicht übersehen werden können, aber es ist wichtig, eine Vision der Endergebnisse zu haben.

In der vorhandenen lokalen Implementierung habe ich ein Problem mit der Art und Weise festgestellt, wie Daten in E-Mail-fähigen Listen gespeichert wurden. Wenn Sie den Screenshot mit dem Inhalt im Ordner erneut aufrufen, werden Sie feststellen, dass es ziemlich unpraktisch war, Anhänge mit der Quelle (oder den Ursprungs-E-Mails) in Beziehung zu setzen. Wenn ich eine Lösung in SharePoint Online neu erstelle, könnte ich versuchen, sie zu umgehen, um E-Mails und Anhänge in Verbindung zu halten.

Zurück zum aktuellen Szenario mit Microsoft Flow wurde mir klar, dass ich keine Dokumentbibliothek im einfachsten Lösungsansatz verwenden konnte, wenn meine E-Mails keine Anhänge hatten.

Für mich schien die Verwendung einer sofort einsatzbereiten SharePoint-Liste aus einem Hauptgrund ein guter Anfang zu sein: Obwohl es sich um einen Texteintrag für jede Werbebuchung handelte, konnte jedes Listenelement Anhänge enthalten.

Ein weiterer logischer Schritt, den ich unternommen habe, war, mich nicht von der getrennten Behandlung von E-Mails mit oder ohne Anhänge entmutigen zu lassen, sondern sie separat in verschiedenen Abläufen zu behandeln. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ich unterschiedliche Ziele habe – die Absicht ist, dieselbe SharePoint Online-Zielliste beizubehalten, aber zwei Flows zum Analysieren verschiedener E-Mail-Typen (mit und ohne Anhang) zu haben.

Wie erstelle ich die Lösung?

Meine Lösungen werden hauptsächlich als Screenshots meines Ablaufs mit Erläuterungen gezeigt, die nach Bedarf eingestreut werden.

Ich beginne mit dem ersten Flow, um E-Mails ohne Anhänge zu verarbeiten. Der Posteingang im ersten Feldordner zeigt auf den Posteingang des E-Mail-Kontos, das den Flow ausführt. Ich zeige jedoch direkt auf den Posteingang, da ich davon ausgehe, dass dieses E-Mail-Konto nur für die Verarbeitung von E-Mails für die zugehörige aktivierte Liste gedacht ist.

Wie Sharepoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in Sharepoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Als ich weiter ging Eigenschaften dieser E-Mail zu Samen in als mein Ziellistenelement zu erhalten, stelle ich fest, dass aus dem oben, wenn eine neue E-Mail Aktion ankommt, ich die folgenden Daten extrahieren konnte in meiner Liste Samen mir die Listenstruktur zu erstellen, um zu helfen:

  • An
  • CC
  • Von (Absender)
  • Betreff
  • E-Mail-Text
  • Empfangszeit

Interessanterweise bin ich auf ein Szenario gestoßen, in dem die An- und CC-Empfänger E-Mail-Adressen wie während also der Von (Absender) innerhalb des SharePoint-Benutzers oder der SharePoint-Gruppe der Organisation betrachtet wird, die als einzelne SharePoint-Organisationsperson oder -Gruppen-ID zugeordnet werden kann, war es klüger, ein einfaches einzeiliges Textfeld anstelle von zu verwenden Personen- oder Gruppenfeld für An oder CC.

Betreff ist besser als eine einzelne Textzeile und Mail-Body als mehrere Textzeilen. Das empfangene Datum bleibt als Datums- und Uhrzeitfeld erhalten.

Daher könnte ich meine Zielliste so erstellen, dass sie E-Mails enthält, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Listenstruktur

So erstellen Sie eine SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow

Wählen Sie als nächsten Schritt Datenoperationen (Compose) aus, um die To- und CC-Daten zu extrahieren.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

In dem Schritt, den ich in CC-Empfänger umbenannt habe, wird die E-Mail von Dynamic Content auf CC verwiesen.

So erstellen Sie die SharePoint-Liste mit aktivierten lokalen E-Mails in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu

Erstellen Sie auf ähnliche Weise eine weitere Aktion für das Feld An und benennen Sie den Schritt in An Empfänger um.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Für diesen Fluss ist der letzte Schritt in Daten für jedes Listenelement für jede empfangene E-Mail füllen.

Verwenden Sie den Schritt Element erstellen und zeigen Sie zuerst auf die Liste, um alle auszufüllenden Elementfelder anzuzeigen.

Wie SharePoint On-Premise–E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Die Werte von An und CC in dem Listenelement zu füllen, werden von der Ausgabe des dynamischen Inhalts für die zuvor erstellten Schritte genommen – An Empfänger und CC-Empfänger.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu

Am Ende sieht meine erste Strömung nicht komplizierter als die unten gezeigte.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Da zu Beginn der Lösung erwähnte ich, dass ich meine Lösung in zwei Ströme zu teilen benötigt Mails mit und ohne Anhänge getrennt zu behandeln, unten ist, wie ich eine Kopie meines ersten Fluss ändern, um den zweiten Fluss zu erstellen.

Im Gegensatz zu meinem ersten Flow beginnt die erste Aktion in diesem nur, wenn E-Mails Anhänge enthalten.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Der Rest meiner zweiten Strömung bleibt die gleiche wie meine erste Strömung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ich nach dem Schritt Element erstellen diesen Ablauf erweitere, um dem erstellten Listenelement einen Anhang hinzuzufügen.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Wie ich diese Aktion zu erstellen beginnen, können Sie sehen, dass ich in der Lage bin, auf die Listenelement-ID zu verweisen, die ich für meinen grundlegenden Fluss erstellt.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Zu diesem Listenelement kann ich Anhangsdetails hinzufügen, wie im folgenden Screenshot aus dem Schritt Beim Eintreffen einer neuen E-Mail angegeben.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu zu erstellen

Wie Sie in Details für diese Aktion füllen, werden Sie feststellen, der Fluss intelligent genug ist, zu erkennen, dass es mehrere Anhänge sein könnte, daher wird die Aktion selbst transformiert, um jede Anwendung bei mehreren Anhängen in der E-Mail zu bewerten.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Zusammenfassend sehen die einzigen Änderungen in meinem zweiten Flow im Vergleich zum ersten wie im folgenden Screenshot aus.

So erstellen Sie SharePoint On-Premise–E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu

Ich benötige keinen zusätzlichen Trigger für einen meiner Flows – beide verfolgen die im Posteingang empfangenen E-Mails.

Wenn E-Mails eintreffen, erstellen meine beiden Flows Listenelemente wie das im Bild unten.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu erstellen

Bei der Überprüfung jedes Listenelements sehe ich, dass alle Werte aus meiner E-Mail (einschließlich Anhänge) wurden in meinem Listenelement gut gefüllt.

Wie SharePoint On-Premise-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow neu

Der letzte Schritt bleibt die E-Mails in der Liste zu organisieren, so dass sie geordnet aussehen, und wie versprochen, in der Nähe der auf der Quelle. Um die gewünschte Anordnung zu erzielen, habe ich die Standardansicht der Liste so bearbeitet, dass Elemente nach Absender gruppiert und nach E-Mail-Datum sortiert werden.

Unten ist eine Ansicht desselben mit einer erweiterten Gruppe.

So erstellen Sie eine lokale SharePoint-E-Mail-aktivierte Liste in SharePoint Online mit Microsoft Flow

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