sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft forløb

blandt de forskellige SharePoint on-premise til SharePoint Online migration aktiviteter, som jeg gør i min organisation for forskellige kundeprojekter, off sent jeg stødte på migration af e-mail aktiveret lister. Mens vi mange gange opdager, at sådanne migrationer kun er til data, da slutbrugerne stoppede med at bruge denne funktion, var migreringen i dette tilfælde ikke kun data, men snarere replikerede hele funktionaliteten til en ganske aktiv liste.

for dem, der ikke har brugt denne type liste indtil videre, nedenfor er et skærmbillede af indstillingerne for en sådan liste på SharePoint on-premise.

sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft forløb

for at opsummere – der er en e-mail-adresse angivet for hver liste af denne type, og baseret på indstillingerne for, hvordan selve e-mailen og vedhæftede filer indeholdt i e-mails modtaget på e-mail-ID ‘ et skal gemmes, har hver liste en anden indstilling.

Bemærk: her kan e-mail-aktiveret Liste være et vildledende udtryk, da det også implicit kan betyde diskussionslister og dokumentbiblioteker.

hvad var udfordringen?

jeg ved, at denne funktionalitet ikke burde hæve øjenbrynene, der indikerer forbavselse, men i modsætning til de fleste tilfælde, hvor vi fremmer kunder/slutbrugere til at vedtage nye funktioner i SharePoint Online, var det i dette specifikke projekt lidt svært at skifte brugere til at vedtage en ny funktionalitet helt. Når det er sagt, mener jeg, at kundemiljøet ikke var konfigureret til Yammer, af forskellige andre grunde var vi nødt til at bruge classic Team Site og ikke O365 grupper (selv så sent som i midten af 2019) og et par mere for at tilføje til de elendigheder, der omfattede, at vi heller ikke ønskede at levere nogen anden løsning, der ville adskille resten af det migrerede sideindhold på et sted og give en isoleret løsning til denne sag.

da jeg begyndte på min rejse for at kigge efter noget ud af kassen, som måske andre brugere har hævdet at have brugt eller er blevet gennemgået over Internettet som en god løsning, var jeg temmelig sikker på at finde en, men skuffende i slutningen, intet passer til mit formål.

faktisk, for at sige det korrekt, er der strømme, der udtrækker e – mail-vedhæftede filer (hvilket er ret en handling uden for boksen) og gemmer dem som et dokumentbibliotekselement, men hvad gør du i tilfælde, hvor e-mails ikke har vedhæftede filer-helt sikkert, da den grundlæggende eksistens af et dokumentbibliotek er en håndgribelig fil.

en anden kompleksitet var lige fra starten, Microsoft strøm kategoriserer mails med og uden vedhæftede filer separat. Følgende skærmbillede er en klar repræsentation af indikation af behovet for at beslutte yderligere handlingsforløb baseret på tilstedeværelse af vedhæftede filer og tilgængelige Strømhandlinger.

Sådan genskabes SharePoint On-Premise e-mail aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

Hvad er den specifikke casestudie?

for at udtænke min løsning vidste jeg, at jeg var nødt til at holde brugeroplevelsen på det nye SharePoint Online-miljø tæt på, hvad slutbrugerne er vant til at se nu.

for at undersøge, hvordan data gemmes i dette særlige tilfælde, observerede jeg, at e-mails blev grupperet i mapper med afsendernavn (og e-mail) som i skærmbilledet nedenfor.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

ved inspektion af indholdet i hver mappe var det klart for mig, at som indstillingerne for dette bibliotek angav, bortset fra e-mailen, blev vedhæftede filer også gemt som et individuelt dokumentbibliotekselement.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise e – mail aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

der var dog ingen forskel baseret på e-mails med eller uden vedhæftede filer-alle e-mails blev stadig gemt som dokumentbibliotekselementer.

hvordan arkitekt denne løsning?

før du implementerer løsningen, er det bydende nødvendigt først at visualisere, hvordan output vil se ud. Der kan være tekniske udfordringer senere, som ikke kan overses, men det er vigtigt at have en vision om slutresultater.

i den eksisterende implementering på stedet observerede jeg et problem med, hvordan data blev gemt i e-mail-aktiverede lister. Hvis du besøger skærmbilledet igen med indhold inde i mappen, vil du bemærke, at det var ret ubelejligt at relatere vedhæftede filer til kilden (eller oprindelige e-mails). Når jeg genskaber en løsning på SharePoint Online, kunne jeg prøve at omgå den for at holde e-mails og vedhæftede filer forbundet.

da jeg kom tilbage til det aktuelle scenarie med Microsoft-strømmen, indså jeg, at hvis mine e-mails ikke havde vedhæftede filer, kunne jeg ikke bruge et dokumentbibliotek i den enkleste løsningsmetode.

for mig syntes det at være en god start at bruge en ud af boksen SharePoint – liste af en hovedårsag-på trods af at det var en tekstindtastning for hvert linjeelement, var hvert listeelement i stand til at indeholde vedhæftede filer.

et andet logisk skridt, som jeg tog, var at ikke blive modløs ved separat håndtering af e-mails med eller uden vedhæftede filer, snarere håndtere dem separat i forskellige strømme. Dette betyder dog ikke, at jeg har forskellige destinationer – hensigten er at holde den samme destination SharePoint Online liste, men har to strømme til at analysere forskellige (med og uden vedhæftet fil) typer af e-mails.

hvordan oprettes løsningen?

mine løsninger demonstreres primært som skærmbilleder af min strøm med forklaringer ispedd efter behov.

jeg starter med den første strøm til at håndtere e-mails uden vedhæftede filer. Indbakken i den første feltmappe peger på indbakken på den mailkonto, der kører forløbet. Dette kan også pege på enhver mappe i indbakken, men jeg peger direkte på indbakken, da jeg antager, at denne e-mail-konto kun er beregnet til håndtering af e-mails til den tilknyttede aktiverede liste.

 Sådan gendannes SharePoint On-Premise e-mail aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft strøm

da jeg fortsatte med at få egenskaber for denne e-mail til seed I som min destinationsliste, opdager jeg, at fra ovenstående, når en ny e-mail ankommer handling, kunne jeg udtrække følgende data til seed i min liste for at hjælpe mig med at oprette:

  • til
  • CC
  • fra (afsender)
  • emne
  • Mail Body
  • modtaget tid

interessant, jeg stødte på et scenario, hvor modtagerne til og CC kan indeholde E-mail-adresser som distribution liste eller id ‘ er uden for SharePoint Online-lejeren, så mens fra (afsender) betragtes inden for organisationen SharePoint-bruger eller gruppe, der kan kortlægge som en enkelt organisatorisk SharePoint-person eller gruppe-id, var det klogere at bruge simpel enkelt linje tekstfelt i stedet for person-eller Gruppefelt til Til eller CC.

emne er bedre stillet som en enkelt tekstlinje og Posttekst som flere tekstlinjer. Modtaget dato forbliver som et Dato-og Klokkeslætsfelt.

derfor kunne jeg oprette min destinationsliste til at indeholde E-mail-opsætning som den, der vises i det følgende billede.

Listestruktur

Sådan gendannes SharePoint On-Premise e-mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

Vælg det næste trin, der skal være dataoperationer (komponere) for at udtrække til-og CC-dataene.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise e-mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

i det trin, jeg har omdøbt til CC-modtagere, peges inputene på CC fra dynamisk indhold.

sådan genskaber du SharePoint On-Premise-e-mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-forløb

på samme måde skal du oprette en anden handling for feltet til og omdøbe trinnet til til modtagere.

sådan genskaber du SharePoint On-Premise-e-mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-forløb

for dette forløb er det sidste trin udfyld data for hvert listeelement for hver modtaget e-mail.

brug trinnet Opret element, og peg først på listen for at vise alle elementfelter, der skal udfyldes.

sådan genskaber du SharePoint On-Premise e – mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-forløb

værdierne for til og CC for at udfylde listeelementet tages fra Output fra det dynamiske indhold for de tidligere oprettede trin-til modtagere og CC-modtagere.

Sådan genskabes SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

i slutningen ser min første strøm ikke mere kompliceret ud end den, der er vist nedenfor.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

da jeg i starten af løsningen nævnte, at jeg var nødt til at opdele min løsning i to strømme for at håndtere mails med og uden vedhæftede filer separat, nedenfor er hvordan jeg ændrer en kopi af min første strøm for at oprette den anden strøm.

til at begynde med, i modsætning til min første strøm, starter den første handling i denne kun, når e-mails indeholder vedhæftede filer.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise e-mail aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

resten af min anden strøm forbliver den samme som min første strøm. Den eneste forskel er, efter Opret Elementtrinnet udvider jeg denne strøm for at tilføje vedhæftet fil til det oprettede listeelement.

Sådan genskabes SharePoint On-Premise e-mail-aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-forløb

når jeg begynder at opbygge denne handling, kan du se, at jeg kan pege på det listeelement-ID, jeg oprettede til mit grundlæggende forløb.

sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft strøm

til dette listeelement kan jeg tilføje vedhæftningsoplysninger som angivet i nedenstående skærmbillede fra når en ny e-mail ankommer trin.

sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft strøm

når du udfylder detaljer for denne handling, vil du indse, at strømmen er intelligent nok til at indse, at der kunne være flere vedhæftede filer, hvorfor handlingen i sig selv bliver omdannet til at gælde for hver for at evaluere i tilfælde af flere vedhæftede filer i e-mailen.

sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft strøm

for at opsummere, de eneste ændringer i min anden strøm i forhold til den første ligne en i nedenstående skærmbillede.

sådan genskab SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft forløb

jeg har ikke brug for nogen ekstra trigger til nogen af mine strømme – begge sporer de e-mails, der er modtaget i indbakken.

når e-mails ankommer, opretter begge mine strømme Listeelementer som den på billedet nedenfor.

Sådan genskabes SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

ved inspektion af hvert listeelement ser jeg, at alle værdier fra min e-mail (inklusive vedhæftede filer) blev godt befolket i min listeelement.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise Email aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

det sidste trin er fortsat at organisere e-mails på listen, så de ser ordnede ud, og som jeg lovede, tæt på den på kilden. For at opnå det arrangement, jeg ønsker, har jeg redigeret standardvisningen på listen for at gruppere varer efter afsender og bestille via e-mail-Dato.

nedenfor er en visning af det samme med en udvidet gruppe.

Sådan gendannes SharePoint On-Premise e-mail aktiveret liste i SharePoint Online med Microsoft-strøm

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.