Cómo recrear la Lista Habilitada para correo electrónico Local de SharePoint en SharePoint Online con Microsoft Flow

Entre las diversas actividades de migración de SharePoint on-premise a SharePoint Online que hago en mi organización para diferentes proyectos de clientes, me topé con la migración de listas habilitadas para correo electrónico. Si bien muchas veces descubrimos que tales migraciones son solo para datos, ya que los usuarios finales dejaron de usar esta función, en este caso, la migración no fue solo datos, sino que replicó toda la funcionalidad para una lista bastante activa.

Para aquellos que no han utilizado este tipo de lista hasta el momento, a continuación se muestra una captura de pantalla de la configuración de una de estas listas en SharePoint on-premise.

 Cómo recrear la Lista habilitada de correo electrónico local de SharePoint en SharePoint Online con Microsoft Flow

Para resumir: hay una dirección de correo electrónico especificada para cada lista de este tipo y, en función de la configuración de cómo se debe guardar el correo electrónico y los archivos adjuntos contenidos en los correos electrónicos recibidos en el ID de correo electrónico, cada lista tendrá una configuración diferente.

Nota: Aquí Lista de correo electrónico habilitado puede ser un término engañoso, ya que también podría significar implícitamente listas de discusión y bibliotecas de documentos.

¿Cuál fue el desafío?

Sé que esta funcionalidad no debería causar asombro, pero a diferencia de la mayoría de los casos en los que promovemos a los clientes/usuarios finales a adoptar nuevas características de SharePoint Online, en este proyecto específico, fue un poco difícil cambiar a los usuarios a adoptar una nueva funcionalidad por completo. Dicho esto, quiero decir, el entorno del cliente no estaba configurado para Yammer, por varias otras razones, tuvimos que usar el Sitio de equipo clásico y no los Grupos O365 (incluso a mediados de 2019) y algunos más para agregar a los problemas, que incluían que tampoco queríamos proporcionar ninguna otra solución que separara el resto del contenido del sitio migrado en una ubicación y diera una solución aislada para este caso.

Cuando me embarqué en mi viaje para buscar algo fuera de la caja que puede ser que otros usuarios hayan afirmado haber usado, o que haya sido revisado en Internet como una buena solución, estaba bastante seguro de encontrar una, sin embargo, decepcionantemente al final, nada se ajustaba a mi propósito.

De hecho, para decirlo correctamente, hay flujos que extraen archivos adjuntos de correo electrónico (que es una acción lista para usar) y los guardan como un elemento de biblioteca de documentos, pero qué hacer en los casos en que los correos electrónicos no tienen archivos adjuntos, desde luego, ya que la existencia básica de una biblioteca de documentos es un archivo tangible.

Otra complejidad era desde el principio, Microsoft Flow categoriza los correos con y sin archivos adjuntos por separado. La siguiente captura de pantalla es una representación clara de la necesidad de decidir el curso de acción posterior en función de la presencia de archivos adjuntos y las acciones de flujo disponibles.

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¿Cuál es el caso de estudio específico?

Para diseñar mi solución, sabía que tenía que mantener la experiencia del usuario en el nuevo entorno de SharePoint Online cerca de lo que los usuarios finales están acostumbrados a ver ahora.

Para profundizar en cómo se almacenan los datos en este caso en particular, observé que los correos electrónicos se agrupaban en carpetas con el nombre del remitente (y el correo electrónico), como en la captura de pantalla a continuación.

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Al inspeccionar el contenido de cada carpeta, me quedó claro que, como indicaba la configuración de esta biblioteca, además del correo electrónico, los archivos adjuntos también se almacenaban como un elemento de biblioteca de documentos individual.

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Sin embargo, no había distinción en función de los correos electrónicos con o sin archivos adjuntos: todos los correos electrónicos se guardaban como elementos de biblioteca de documentos.

¿Cómo diseñar esta solución?

Antes de implementar la solución, es imperativo visualizar primero cómo se vería la salida. Puede haber desafíos técnicos más adelante, que no se pueden pasar por alto, pero es importante tener una visión de los resultados finales.

En la implementación local existente, observé un problema con la forma en que se almacenaban los datos en las listas habilitadas para correo electrónico. Si vuelve a visitar la captura de pantalla con contenido dentro de la carpeta, notará que era bastante incómodo relacionar los archivos adjuntos con el origen (o los correos electrónicos de origen). Al recrear una solución en SharePoint Online, podría intentar solucionarla para mantener conectados los correos electrónicos y los archivos adjuntos.

Volviendo al escenario actual con Microsoft Flow, me di cuenta de que si mis correos electrónicos no tenían archivos adjuntos, no podía usar una biblioteca de documentos en el enfoque de solución más simple.

Para mí, usar una lista de SharePoint lista para usar parecía ser un buen comienzo, por una razón principal: a pesar de ser una entrada de texto para cada elemento de línea, cada elemento de lista era lo suficientemente capaz de contener archivos adjuntos.

Otro paso lógico que tomé fue no desanimarme al manejar por separado los correos electrónicos con o sin archivos adjuntos, sino manejarlos por separado en diferentes flujos. Sin embargo, esto no significa que tenga destinos diferentes, la intención es mantener la misma lista de destinos en línea de SharePoint, pero tener dos flujos para analizar diferentes tipos de correos electrónicos (con y sin archivos adjuntos).

Cómo crear la Solución?

Mis soluciones se muestran principalmente como capturas de pantalla de mi Flujo con explicaciones intercaladas según sea necesario.

Comienzo con el primer Flujo para manejar correos electrónicos sin archivos adjuntos. La bandeja de entrada de la carpeta del primer campo apunta a la bandeja de entrada de la cuenta de correo que ejecuta el Flujo. Esto también podría apuntar a cualquier carpeta dentro de la bandeja de entrada, sin embargo, estoy apuntando directamente a la Bandeja de entrada, ya que supongo que esta cuenta de correo electrónico está destinada solo para manejar correos electrónicos para la lista habilitada asociada.

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A medida que avanzaba para obtener propiedades de este correo electrónico para que se sembraran como elemento de mi lista de destino, descubrí que de lo anterior, Cuando llega un nuevo correo electrónico, podía extraer los siguientes datos para que se sembraran en mi lista para ayudarme a crear la estructura de la lista:

  • A
  • CC
  • De (Remitente)
  • Asunto
  • Cuerpo del correo
  • Tiempo recibido

Curiosamente, me encontré con un escenario en el que los destinatarios A y CC podrían contener direcciones de correo electrónico como distribución lista o ID fuera del inquilino de SharePoint Online, por lo tanto, mientras que el Remitente se considera desde dentro del usuario o Grupo de SharePoint de la organización, que se puede asignar como un único ID de Persona o Grupo de SharePoint de la organización, era más prudente usar un campo de Texto de Una Sola Línea en lugar del campo de Persona o Grupo para To o CC.

El asunto es mejor como una Sola Línea de Texto y el Cuerpo del Correo como Varias Líneas de Texto. La Fecha de recepción permanece como un campo de Fecha y hora.

Por lo tanto, podría crear mi lista de destinos para contener la configuración de correos electrónicos como la que se muestra en la siguiente imagen.

Estructura de listas

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Seleccione el siguiente paso para Operaciones de datos (Composición) para extraer los datos A y CC.

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En el paso que he renombrado a Destinatarios CC, las Entradas apuntan a CC desde Contenido dinámico.

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Del mismo modo, cree otra acción para el campo To y cambie el nombre del paso a a Destinatarios.

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Para este Flujo, el paso final es completar los datos de cada elemento de lista para cada correo electrónico recibido.

Utilice el paso Crear elemento y, en primer lugar, apunte a la lista para mostrar todos los campos de elemento que debe rellenar.

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Los valores de To y CC para rellenar el elemento de lista se toman de la salida del Contenido Dinámico para los pasos creados anteriormente, A Destinatarios y Destinatarios CC.

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Al final, mi primer Flujo no parece más complicado que el que se muestra a continuación.

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Dado que al inicio de la solución mencioné que necesitaba dividir mi solución en dos Flujos para manejar correos con y sin archivos adjuntos por separado, a continuación se muestra cómo modifico una copia de mi primer Flujo para crear el segundo Flujo.

Para empezar, a diferencia de mi primer Flujo, la acción inicial en este solo comienza cuando los correos electrónicos contienen archivos adjuntos.

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El resto de mi segundo Flujo permanece igual que mi primer Flujo. La única diferencia es que, después del paso Crear elemento, extiendo este flujo para Agregar archivos adjuntos al elemento de lista creado.

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Al comenzar a compilar esta acción, puede ver que puedo apuntar al ID de elemento de lista que creé para mi flujo básico.

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A este elemento de lista, puedo agregar detalles de archivos adjuntos como se indica en la siguiente captura de pantalla del paso Cuando llega un nuevo correo electrónico.

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A medida que complete los detalles de esta acción, se dará cuenta de que el Flujo es lo suficientemente inteligente como para darse cuenta de que podría haber varios archivos adjuntos, por lo que la acción por sí sola se transforma para Aplicarse a Cada uno para evaluar en caso de que haya varios archivos adjuntos en el correo electrónico.

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Para resumir, los únicos cambios en mi segundo Flujo en comparación con el primer aspecto en la captura de pantalla siguiente.

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No necesito ningún disparador adicional para ninguno de mis Flujos; ambos rastrean los correos electrónicos recibidos en la bandeja de entrada.

Cuando llegan correos electrónicos, ambos flujos crean elementos de lista como el de la imagen de abajo.

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Al inspeccionar cada elemento de la lista, veo que todos los valores de mi correo electrónico (incluidos los archivos adjuntos) se rellenaron bien en el elemento de mi lista.

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El paso final sigue siendo organizar los correos electrónicos de la lista para que se vean ordenados y, como prometí, cercanos al de la fuente. Para lograr la disposición que deseo, he editado la vista predeterminada de la lista para agrupar los artículos por remitente y ordenar por Fecha de correo electrónico.

A continuación se muestra una vista de lo mismo con un grupo expandido.

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